Dokumentumkezelés optimalizálása kézzel írt elektronikus aláírással

Dokumentumkezelés optimalizálása kézzel írt elektronikus aláírással

Szerző: Gaspar Palmer – 2024. április 29.

A vendéglátóiparban az adminisztratív folyamatok gördülékenységéhez elengedhetetlen az hatékony dokumentumkezelés. Ezek a vállalkozások gyakran még mindig papíralapú dokumentumokat használnak – például szállítóleveleket –, amelyeken rögzítik a szolgáltatás teljesítésének igazolásaként szolgáló aláírásokat. Ezek a dokumentumok később az áfás számlák kiállításának alapjául is szolgálnak. Ez a hagyományos megközelítés azonban könnyen modernizálható digitális dokumentumformátumok és azokhoz kapcsolódó kézzel írt elektronikus aláírás alkalmazásával.

Mindennapi működés

Képzeljünk el egy tipikus helyzetet: a beszállító például söröshordókat szállít ki egy vendéglátóhelyre. A szállítás végén az átvevő aláírja a szállítólevelet, igazolva az áru átvételét. Ez a dokumentum nemcsak a számlázás alapjául szolgál, de szolgáltatásnyújtási bizonyítékként is funkcionálhat.

A papíralapú nyomtatványok helyett a beszállító már digitális formában rendelkezésre bocsátja a szállítólevelet, amely mobil eszközről is elérhető. Az átvevő megtekintheti a dokumentumot, ellenőrizheti annak tartalmát, majd elektronikusan, kézzel írva aláírhatja. Szükség esetén az aláírás során további azonosító adatok is rögzíthetők, például a személyi igazolvány száma. Ezután az aláírt dokumentum automatikusan elküldhető e-mailben az aláíró részére, megőrzés céljából.

A kézzel írt távoli aláírás előnyei

Ez a folyamat számos előnyt kínál, de különösen kiemelkedő a valós idejű dokumentumkezelés lehetősége. Az aláírt dokumentum azonnal elérhető, ami lehetővé teszi az ügyintézés gyors és hatékony lebonyolítását. Emellett a központi iroda valós időben nyomon követheti a kiszállításokat, ellenőrizheti azok menetét, és szükség esetén beavatkozhat az útvonalak optimalizálása érdekében.

Üzleti példa

Vegyünk például egy nagykereskedőt, amely bevezeti az OpenKM kézzel írt távoli aláírási megoldását. A rendszer lehetővé teszi a dokumentumok digitalizálását és a távoli aláírás gyűjtését, ezzel jelentősen felgyorsítva a folyamataikat. A minősített tanúsítványok és digitális aláírások alkalmazása garantálja az aláírt dokumentumok teljes jogi érvényességét, biztosítva ezzel a vállalat és ügyfelei jogi biztonságát.

Összefoglalás

A kézzel írt távoli aláírás bevezetése a disztribúciós cégek dokumentumkezelésébe hatékony és biztonságos megoldást jelent a folyamatok egyszerűsítésére és az ügyfélélmény javítására. Az OpenKM fejlett dokumentumkezelő rendszerének alkalmazásával a vállalatok élvezhetik:

• a valós idejű dokumentumelérést,
• a digitális aláírások jogi biztonságát,
• valamint az általános működési hatékonyság növekedését.

Kérjen demót az OpenKM-től még ma!