Dokumentum digitalizálás

Dokumentum digitalizálás

Írta Ana Canteli 2021. augusztus 30-án

Korábban a dokumentumok digitalizálására sokkal inkább egy plusz lehetőségként tekintettek a vállalatok, nem pedig, mint a dokumentumkezelés egyik alapvető elemére. Az utóbbi időben azonban, mivel szükségesség vált, hogy a szervezet dokumentumaihoz helyszíntől függetlenül is tudjunk hozzáférést biztosítani, ezért a papíralapú dokumentumok digitalizálása iránti igény soha nem látott módon megnövekedett.

Miért kell digitalizálni?

A fizikai dokumentumokról, a digitális formátumra való áttérés a fent említetteken kívül számos egyéb előnnyel is jár, amelyek megkönnyítik az információkhoz való hozzáférést, függetlenül attól, hogy hány ember szeretne hozzáférni, valamint, hogy milyen távolság van köztük és a fájl fizikai helye között. 

• Javítja a szervezet biztonságát: A dokumentumok digitalizálása védi a szervezet adatait az olyan jelenségektől, mint például az idő múlásával és az egyéb várható eseményekkel járó fizikai romlás (pl. természeti katasztrófák). Hogyan kell kezelni a fájlokat árvíz vagy tűz esetén? A dokumentumok digitalizálása – a dokumentumkezelés és általában az üzleti folyamatok megkönnyítése mellett – hozzájárul a biztonsági másolatok létrehozásához az iratok hosszú távú megőrzése érdekében.

• Javítja az információbiztonságot: Sok esetben a digitalizálási folyamat azt jelenti, hogy a felhasználók dokumentumkezelő rendszeren keresztül férnek hozzá a digitális fájlokhoz. A jó dokumentumkezelő szoftver különböző lehetőségeket kínál a digitalizált információk biztonságpolitikájának beállításához. A hitelesítési eszközökből, hozzáférési eszközökből, titkosítási funkciókból vagy nyomon követési eszközökből, amelyek lehetővé teszik a dokumentumokhoz való hozzáférést, és így a felhasználók által a digitalizált dokumentumok felhasználási módjának meghatározását.

• Javítja az üzleti folyamatokat: Amikor egy szervezet fontolóra veszi az információk digitalizálását, az sok esetben a funkciók újra tervezését is jelenti, ami a szervezet működésének jelentős javulását eredményezheti úgyis, mint az ismétlődő dokumentumok észlelése és eltávolítása, vagy a korábban elveszett dokumentumok azonosítása; valamint frissíti a biztonságipolitikát és az utóbbihoz való hozzáférést. Másrészről, ha az üzleti folyamatokat egyetlen számítógépes eszközzel fejlesztik, a dokumentum digitalizálási projekt megoldásához kiválasztott dokumentumkezelő rendszernek integrációs lehetőségeket is kell biztosítania a harmadik féltől származó alkalmazásokhoz.

• Javítja az emberi erőforrások közötti együttműködést: a dokumentumkezelők lehetővé teszik az összes információ egyetlen platformon történő összegyűjtését, amely általában kommunikációs eszközöket is tartalmaz a felhasználók számára. A jegyzetek beszúrásától a kulcsszavak, kategóriák, metaadatok használatán keresztül. Mindezek az attribútumok megkönnyítik és gyorsabbá teszik az emberek keresését és megtalálását, mintha elmennének az iratkezelő szolgálathoz, és fizikailag kérnének ki dokumentumot, vagy akár áthelyeznénk őket a cég iratkezelési területére, és elkezdenénk egy ilyen nagy mennyiség áttekintését. Bármilyen digitalizálási folyamatnak - a biztonsági másolatok létrehozásához való hozzájáruláson, a papírmentes iroda népszerűsítésén vagy a dokumentumkezelők munkájának megkönnyítésén túl – a jogszabályok betartását támogató eszközzé kell válnia.

Hogyan kell digitalizálni?

A dokumentumok digitális formátumú kezelése az egész szervezetre kiterjedő, átfogó és stratégiai hatályú döntések sorozata. Természetesen, általában ez úgy szokott történni, hogy a kísérleti projektet egy adott osztályon vagy területen kezdik el, amely folytatni fogja tevékenységét, mind analóg, mind digitális formátumban. De minden fájl-digitalizálási projektnek meg kell felelnie néhány alapvető feltételnek:

• A dokumentum digitalizálási projektért és a menedzsment elkötelezettségért felelős személyek kijelölése: a nagyszabású projektekben, amelyek több szereplő együttműködését igénylik, elengedhetetlen a projektmenedzsmentért felelős személyzet kinevezése, akiknek biztosítani kell a szükséges eszközöket és a végrehajtáshoz használt forrásokat, a szervezet vezetése révén.

• Készítsen egy ütemtervet a feladatokhoz és a várt eredményekhez. A dokumentumkezelők által végzett tevékenységek eredményeképpen, akik dokumentációs szinten elemzik a kapcsolatokat és igényeket, reális ütemtervet dolgoznak ki az elvégzendő feladatokról, az érintett szereplőkről és az eszközökről. Így garantált az információhoz való hozzáférés átláthatósága, és a projekt minden tagja megfelelő tájékoztatásban részesül.

• Hozzon létre karbantartási és fejlesztési protokollt: korábban említettük, hogy a digitális fájlokkal való munka hozzájárul a folyamatok javításához, mivel minden digitalizálási folyamat során a papíralapú folyamatok kezelésétől a digitális dokumentumáramlás kezeléséig haladunk, és ez jelentős költségmegtakarításhoz vezet, hiszen sok manuális feladat automatizálható. Miután a vállalat áttér a digitális fájlok elektronikus dokumentumkezelésére, ez a fejlesztési folyamat nem ér véget. Rendszeresen ki kell alakítani egy hibajavító rendszert, tanulmányozni kell a lehetséges megoldásokat, és össze kell kapcsolni az erőforrásokat a végrehajtással.

• Állítsa össze a szervezet dokumentumtípusainak listáját és azok formátumát, a besorolásuk mellett, mind az eredeti, mind a digitalizált változatukban, megállapítva a köztük lévő kapcsolatot. Ez szokatlannak tűnhet, de hozzájárul a digitális megőrzés fenntartásához.

• Hozzáférések meghatározása: A digitalizált dokumentumok több hozzáférési lehetőséget biztosítanak, mint a papíralapú társaik. A biztonsági irányelvek papír alapú megfelelőinek közvetlenül digitális formátumba való átvitele hiba, mert egyrészt szükségtelenül korlátozhatja az egyes felhasználók hozzáférését, másrészt biztonsági réseket okozhat.

• Hozzon létre egy tervezetet a megőrzésről és a dokumentumok elhelyezéséről: a digitális dokumentumkezelés egyik legjelentősebb előnye, hogy jelentősen megkönnyíti a dokumentumok ellenőrzését. A vállalati dokumentumok megőrzéséért felelős személyek bízhatnak abban, hogy a vállalat dokumentumkezelő programja globális hozzáférést biztosít az összes fájlhoz.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer rendelkezik minden, olyan szükséges elemmel, amely a sikeres és biztonságos dokumentum digitalizálási folyamathoz kell: a szkennelési eszközöktől elkezdve, az automatizált lehetőségeken át, az optikai karakterfelismerésen – zónás OCR-en – keresztül, egészen a rendszerbe beépített munkafolyamat motorig. A szoftver Java, PHP, .NET SDK-kat, és egy részletes API-t tartalmaz, amelynek segítségével, könnyedén bővíthetjük a rendszer funkcionalitását. Ha kérdései vannak a projekt megközelítésével kapcsolatban, dokumentumkezelő szakértőink állnak rendelkezésére. A digitalizálási projektben részt vevő személyzet támogatása érdekében az OpenKM Academy-n különböző profilokhoz igazított tanfolyamokat talál.