DMS rendszer bevezetése a járványügyi helyzetben

DMS rendszer bevezetése a járványügyi helyzetben

Írta Igor Grgur a Szerbiai OpenKM csapat tagja 2021. március 12-én

 A dokumentumkezelő rendszer bevezetésének szükségessége a járvány, illetve az otthoni munkavégzés idején

Ma már szinte nincs olyan csapat, vagy vállalat, amelynek tagjai a mindennapi munkavégzés során ne a dokumentumokra támaszkodnának. Éppen ezért fontos, hogy egy szabályozott szervezet a dokumentumok kezelését is szabályozottan végezze, ami azt jelenti, hogy rendszerezi azokat, hozzáférési jogokat definiál a biztonság érdekében, felügyeli a rendelkezésre állást, katasztrófa utáni helyreállítási lehetőségeket dolgoz ki, auditokat végez, valamint megfelel a belső és külső előírásoknak. Ezek a szempontok rendkívül fontosak mind az üzleti siker, mind a növekedés szempontjából. A jelenlegi helyzet azonban az, hogy rengeteg vállalat elhanyagolta ezeket a szempontokat és nem hajtotta őket végre maradéktalanul, vagy egyáltalán nem fogadtak még el egyetlen komoly dokumentumkezelési megoldást sem.

A társaság sikerét és növekedését azonban jelentősen befolyásolja a digitális tartalmak, valamint a versenyképes üzleti folyamatok kezelésének módja. A legjellemzőbben kezelt digitális anyagok:

• Word dokumentumok,
• PDF-ként beszkennelt dokumentumok,
• Excel munkalapok stb.
• e-mailek,
• prezentációk és reklámanyagok,
• fotók és rajzok pl. 3D AutoCAD rajzok,
• videó- és multimédia anyagok a webináriumokról, esetleg konferenciákról, hangfájlok stb.

Sok vállalat számára általánossá vált, hogy a munkavállaló vagy a vállalat telephelyén kívül, vagy ami mostanság még inkább elterjedt, otthonról végzi a munkáját.

A megengedett munkaidő előírásainak betartása, a rendkívüli állapot, a kijárási tilalom, szigorúan meghatározott munkakörülmények és az alkalmazottak egészségének megőrzése, a kollektív szerződések, valamint a cégenkénti millió és milliárd dolláros veszteségek mind kiváló példái annak, hogy az üzleti élet feltételei milyen gyorsan, drasztikusan és kiszámíthatatlanul változhatnak.

Az ilyen dialektikus üzleti elvek helyes megközelítése az üzleti rendszer több szempontból történő proaktív fejlesztése. Az egyik, ilyen megoldás az informatikai technológiák bevezetése lehet a dokumentumok és egyéb tartalmak kezelése, valamint az információk felhasználásának és feldolgozásának fokozása érdekében.

Nagyobb vállalatoknál történő dokumentumkezelési megoldás bevezetése esetén azonban a fentebb említett aspektusok közül többet nem vezetnek be a teljes társaságra vonatkozóan. Ennek oka, hogy néhány részleg vagy csapat már használ valamilyen részmegoldást és az „elmegy/elég jó” elvét követve megtartják ezeket. Például Google Drive, One Drive és hasonló szolgáltatások. Ezáltal azonban a vállalat ki van téve bizonyos biztonsági kockázatoknak, hiszen a mélyebb ellenőrzés hiányában nem lehet követni, hogy ki mely fájlokhoz fért hozzá. A dokumentumok és a kapcsolódó fájlok megtekintésének egyszerűsége és biztonsága közel sem olyan könnyű ezekkel a megoldásokkal, mint amilyen egyszerű és biztonságos lehetne egy dokumentumkezelő rendszer implementálásával a teljes vállalatnál.

Ami a kisebb cégeket illeti, gyakran választanak ők is az "elmegy/elég jó" elv mentén megoldásokat, mint például az előbb említett Google Drive vagy One Drive, mert ezek lehetővé teszik számukra, hogy a kisebb projekt csapatok virtuálisan cseréljenek egymással dokumentumokat. Ez az eljárás azonban nem javítja az üzleti tevékenységüket. Ezzel a megközelítéssel, növelik a szervet által kezelt dokumentumok rendezetlenségét, következetlenségét. Az elavult üzleti folyamatokkal, a munka helytelen szervezésével, az információs tároló hiányával pedig korlátozzák a vállalat növekedési potenciálját. Az ilyen munkakörülmények akadályozzák az alkalmazottakat, a munkatársakat és az ügyfeleket, és nehezítik, hogy a szervezet és az üzleti folyamatok fejlesztésére összpontosítsanak. Az ilyen stratégia eredménye a magasabb költségek, az alacsonyabb termelékenység és a gyengébb versenyképesség, valamint ahogy azt már korábban említettük, az adott vállalkozás valódi potenciáljának csökkenő kihasználása.

A távmunka definíciója szerint, a vállalatnak biztosítania kell a dokumentumokon történő könnyed és gyors kollaborációs lehetőségeket, valamint a legjobb biztonsági megoldásokat, amelyek segítségével felügyelhető, kezelhető és ellenőrizhető, hogy ki milyen dokumentumhoz fért hozzá, milyen műveleteket hajtott rajta végre. A különböző szektorok vagy csapatok által létrehozott dokumentumoknak, a csapat összes többi tagja számára azonnal láthatónak és szerkeszthetőnek kell lennie.

Az OpenKM dokumentumkezelő megoldás megfelel minden mai dokumentumtervezési és szervezési irányelvnek. Minden eleme könnyedén és bármikor telepíthető. Az OpenKM rendkívül flexibilis és a megvalósítás során számos személyre szabható megoldást kínál, legyen szó metaadatokról, munkafolyamatokról, vagy a dokumentumok hozzáféréséről. Könnyedén bővíthető, akár a későbbiekben is megszorításokkal, testre szabásokkal és külső alkalmazásokkal. A vállalatok számára az OpenKM Cloud, azaz felhős megoldását, vagy az OpenKM Professional, vagyis telepíthető vállalati verzióját ajánljuk. A kisebb költségvetéssel rendelkező cégek választhatják az OpenKM közösségi verzióját is és támaszkodhatnak a fórumon keresztül a többi ügyfélre és partnerre. Természetesen a dokumentumkezelő rendszer minden vállalat sikeres működésének elengedhetetlen eszköze. Éppen ezért célszerű a projekt fontosságának és a várható megtérülésének megfelelően elkülöníteni a projekt költségvetését.

Az OpenKM megoldás implementálásának és bevezetésének elfogadását a felhasználók és munkatársak körében egy egyszerű felhasználói felület könnyíti meg, mely nagyon hasonlít a számítógépes fájlkezeléshez. Ez azt jelenti, hogy az OpenKM a használatát tekintve felhasználói oldalról nem különbözik sokban a számítógépen, tableten vagy telefonon végzett mindennapi munkától.

Az otthonról vagy terepen dolgozó munkatársaknak gyakran kell dokumentumokat létrehozniuk és csatolniuk, majd azonnal feltölteniük a rendszerbe. Az "E-document on the palm of your hand", annyit tesz az Ön tenyerében, kezében lévő E-dokumentum egy olyan alkalmazás, amely az OpenKM funkcionalitását hivatott kiterjeszteni, és lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy tabletről vagy akár telefonról is könnyedén tudjanak bizonyos műveleteket elvégezni pl. dokumentum feltöltés. Az ilyen jellegű feladatok elvégzése pedig nem is igényel sok képzést, hiszen néhány kattintással vagy a telefon kamerájának segítségével megoldható.

A fentebb felsorolt komplexitásból adódóan tehát „az elmegy/elég jó” megoldásokról kiderült, hogy mégsem annyira jók, és a kifejezetten erre a célra gyártott szoftverek, mint amilyen az OpenKM dokumentumkezelő rendszer is, minőségi megoldásnak és kitűnő választásnak bizonyulnak, köszönhetően a könnyed implementálhatóságuknak, egyszerű használatuknak, a felhasználók és az érdekeltek körében való magasszintű elfogadottságuknak és végül, de nem utolsó sorban a megtérülési eredményeiknek. A pandémiának köszönhetően rengeteg vállalat választotta az otthoni vagy telephelyen kívüli munkavégzés lehetőségét, de az OpenKM segítségével a távoli munka is produktívvá versenyképessé tehető, illetve segít a magas minőségű szolgáltatás biztosításában. Az OpenKM csapata mindig az Ön rendelkezésére áll, ha szeretné megvitatni egyedi üzleti igényeit és kihívásait. Megfigyeléseink alapján a világjárvány számos változás mozgatórugója volt, de nem mindegyik változás negatív. Az egyik kiváló példa, a jól megtervezett és szervezett otthoni munkavégzés.