Digitalizáció és innováció a vállalatoknál

Írta: Ana Canteli 2022. június 17-én

A digitalizálás lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy kihasználják az új fogyasztói trendeket, és rálépjenek az innováció útjára.

A technológiai innováció hozzájárulhat az ökológiai célok eléréséhez, a papírfelhasználás mérsékléséhez, a munkaerő-egyeztetés elősegítéséhez, a humán tőke megtartásához, nem beszélve a költségcsökkentés előnyeiről, az emberi hibák hatásáról, a hatékonyság növeléséről stb.

Mielőtt azonban elmélyednénk a témában, tisztáznunk kell néhány fogalmat.

Mi a digitalizálás?

Az új technológiák és digitális formátumok használatának eredménye, konkrét célok elérése érdekében: a termelékenység javítása, új marketingcsatornák bevezetése és új ágazatok meghódítása.

A digitalizálás nem más, mint a fizikai dokumentumok digitális formátumba történő átalakítása; például a papíralapú dokumentumok szkennelése és PDF fájlokká alakítása.

Mi a digitális innováció?

A digitális innováció azt jelenti, hogy a vállalat új technológiákat használ a meglévő problémák megoldására az üzleti gyakorlat javítása érdekében. Ezek gyakran destruktív változást jelentenek az üzletvezetésben, másrészt azonban hozzájárulnak a vállalkozás hosszú távú fenntartásához.

Mi a digitális átalakulás?

A digitális átalakulás többféle digitalizálási tevékenységet foglal magában. Ez egy hosszú és egyben stratégiai folyamat is, amely lényeges változást eredményez a szervezetek életében. A digitális innováció viszonylag kisebb léptékben valósul meg, mint a digitális átalakulás.

Az új technológiák az innováció ösztönzése, a hatékonyságnövelése és a szolgáltatások javítása révén inkluzívabb és fenntarthatóbb növekedést eredményezhetnek. Emellett fontos eszközként segítik a társadalmat abban, hogy szembenézzen és kilábaljon egy olyan egészségügyi vészhelyzetből, amely világszerte mindenféle szervezetet érintett.

Emiatt a szervezetek egyre gyorsabban haladnak a digitalizáció felé, azért, hogy értéket teremtsenek és javítsák az ügyfelek és a munkavállalók számára nyújtott élményt. A digitalizálási folyamat közvetlen hatással van az üzleti modellre. A cél az, hogy ez a strukturális változás értéket teremtsen, új bevételt biztosítson, és javítsa a kommunikáció és az interakciók áramlását. Amennyiben ezt jól csinálják, az előnyök a vállalaton belül és kívül is érezhetőek lesznek.

Az alkalmazások a digitális átalakulás és a felhasználói élmény javítására irányuló erőfeszítések középpontjában állnak. Ebben a tekintetben az információs silók továbbra is jelentős akadályt jelentenek az egész egységen belüli integrált információáramlás megteremtésében, és ez egy olyan problémának bizonyul, amelynek több vállalat is áldozatává válik. Emellett minden szervezet keresi a digitális gazdaság nyújtotta alternatívák kiaknázásának lehetőségeit, ezért a megfelelő digitális eszközök kiválasztása közvetlenül befolyásolja az üzleti modelljüket.

Dokumentumkezelés a digitalizálási folyamatban

A dokumentumkezelő szoftverek nélkülözhetetlenek egy szervezet átfogó dokumentumkezelési rendszerének kialakításához. Hiszen a jól meghatározott digitális átalakulási stratégiával rendelkező szervezetek - még azok is, amelyek akkor újítanak, amikor nincs más választásuk - rendelkeznek technológiai örökséggel, amelyet integrálni kell a silók elkerülése, a régi beruházások amortizációja, a szerződéses kötelezettségek betartása stb. érdekében.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver esetében nem jelent technológiai akadályt a harmadik féltől származó alkalmazásokkal való integráció. A rendszerhez csatolt dokumentáció és a teljes API átlátható és sokoldalú integrációkat tesz lehetővé. A rendszer a felhasználási esettől függően front-endként vagy back-endként is használható.

A dokumentumkezelési megoldáshoz tartozó erőforrások között egy sor, folyamatosan bővülő alkalmazás segíti a dokumentumkezelési feladatok végrehajtását. Ezek egyike az OpenKM szkennerállomás. Fentebb már említettük, hogy az alapvető digitalizálás egyik példája a papíralapú dokumentumok szkennelése, hogy azokat digitális fájlokká alakítsák át.

Az OpenKM segít a vállalatnak alkalmazni az ISO 32000-1 szabványt (Dokumentumkezelés - Elektronikus dokumentumfájl-formátum - Első rész: PDF 1.7.).

Ez a szabvány a formátumok PDF-be való konvertálását javasolja, különösen az elavulásra hajlamos formátumok esetében. Ez hosszú távon elősegíti az információk védelmét és a dokumentációhoz való hozzáférést. Ennek a szabványnak köszönhetően a praktikus és univerzális PDF formátum is elérhetővé válik minden érdekelt fél, a fejlesztők és a végfelhasználók számára egyaránt.

A tartós formátum az Európai Unió által 2007-ben bevezetett jogi fogalom, amely megköveteli a pénzügyi intézményektől, és a stratégiai ágazatoktól, például: a biztosítás, az egészségügy, a távközlés szervezeteitől is az olyan tartós dokumentumhordozó alkalmazását, amely garantálja a megváltoztathatatlan nyilvántartásokat és az azokhoz való hozzáférést, miután az ügyfél együttműködik az adott intézménnyel.

Nézzünk néhány példát olyan dokumentumokra és adatokra, amelyek archiválhatók az ügyfelek rendelkezésére bocsáthatók, és amelyek megváltoztathatatlanságát garantálni lehet:

• Szolgáltatási szerződések.
• Szabályzatok, jogi követelmények és árlisták.
• Számlák és elszámolások.
• Számviteli bizonylatok és leltárbizonylatok.
• Tranzakciós visszaigazolások.

Az optikai karakterfelismerést alkalmazó automatizmusok, munkafolyamatok, valamint bármely vállalat dokumentum- és üzleti folyamatainak racionalizálásának lehetősége is hozzájárul a digitalizálási és innovációs erőfeszítések előnyeinek kihasználásához.

A digitalizálás és az innováció előnyei

• Üzleti folyamatok automatizálása.
• Az adatelemzés fejlesztése.
• Nagyobb számítógépes biztonság.
• Több eszköz az együttműködéshez és a munkacsoportok jobb koordinációjához.
• Új bevételszerzési modellek kiaknázása.

A digitális átalakulási folyamat során nem szabad szem elől tévesztenünk az emberi tényezőt. Az innováció szép szó, de lehet megfélemlítő fogalom is. Az OpenKM bevezetésének és elfogadásának megkönnyítése érdekében az OpenKM Akadémiától az üzleti innovációs stratégia részeként online képzési szolgáltatásokat kínálunk, amelyek a szervezet által kidolgozott tervben részt vevő minden egyes felhasználói csoport profiljához igazodnak.