Digitális tanúsítvánnyal ellátott e-mail aláírás

Digitális tanúsítvánnyal ellátott e-mail aláírás

Írta Ana Canteli 2020. augusztus 21-én

Korábban talán senki nem gondolta volna, hogy egy nap az online adminisztráció jelentősége ennyire megnő és hogy ilyen szinten a mindennapi életünk részévé válik majd. Ez annak köszönhető, hogy számos közigazgatási és magánszervezet telematikus kapcsolatot kezdett kiépíteni, nem csak más vállalatokkal, de a polgárokkal is. – Az online adminisztráció azonban veszélyes is lehet. -

Ön is kapott már valaha olyan e-mailt, egy ismerős cégtől vagy személytől, akiről később kiderült, hogy valójában nem ő küldte? A spam-elés, az adathalászat és a hamisítási technikák egyre fejletebbé válnak, ezáltal nagyobb eséllyel érnek el sikereket az e-mailek blokkolása, a személyes adatok- és identitások eltulajdonítása során. Pontosan ezért érdemes az e-maileket digitális aláírással ellátni, amely számos előnyt szolgáltat a kommunikációnk védelme érdekében.

Mi az a digitális tanúsítvány?

A digitális aláírási tanúsítvány egy tanúsító hatóság által biztosított rendszer, amely – nyilvános kulcsú infrastruktúrán keresztül – köti össze az aláíró személy azonosságát az általa küldött tartalommal. A nyilvános kulcsú infrastruktúra (Public Key Infrastructure - PKI) egy publikus és egy privát kulcsból áll, amely lehetővé teszi a dokumentumok – privát kulccsal- való aláírását és annak – publikus- kulccsal való ellenőrzését.

A digitális aláírásnak köszönhetően, biztosak lehetünk abban, hogy az aláíró személy az, akinek vallja magát és egyben azt is megerősíti, hogy az üzenet tartalma a kézbesítés során nem változott.

Ez a helyzet abban az esetben is, amikor egy webhelyet látogatunk meg, a böngésző kapcsolatba lép a hitelesítést végző szervezettel, aki a digitális tanúsítvány által validálja annak érvényességét.

Az aláíró tanúsítvány előnyei

A digitális aláíráshoz kapcsolódó tanúsítvány biztosítja az e-mailes kommunikációban részvevő felek adatainak védelmét és biztonságát. Valójában ez a digitális tanúsítvány legfőbb szerepe, egy olyan környezet kialakítása, amely biztonságosabb és megbízhatóbb e-mailes kommunikációt tesz lehetővé.

Az aláíró tanúsítvány használatához mindössze egy e-mail címre, email kliensre (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird stb.) és egy érvényes digitális aláírásra van szüksége.

Használatának előnyei:

• Hitelesség: a digitális tanúsítvánnyal ellátott e-mail aláírás hitelesíti az aláíró személyt. Ez megvédi Ön-t a potenciális adathalász tevékenységektől.

• Integritás:A digitális tanúsítvány biztosítja, hogy az e-mail tartalma nem változott a felek tudta nélkül.

• Tagadhatatlan bizonyíték: A digitális aláírás csatolásával, sokkal nehezebb a valódi szerzőt/jóváhagyót/aláírót elválasztani az aláírt dokumentumtól. Így az aláírt dokumentum/szerződést stb. érvényessége vitathatatlan.

Ez az aláírás segít megvédeni személyazonosságunkat, a márka hírnevét és jogbiztonságot ad, mivel garantálja az aláírt dokumentumban található információk valósságát. Ez egyben azt is eredményezi, hogy a felhasználók és kliensek bizalma nem csak hogy megmarad, de növekedni is fog.

Az olyan elektronikus leveleket, amelyeket hitelesített e-mail címről küldenek, a kiszolgálók nagyon ritka esetben sorolják a spam kategóriába. Nem véletlenül állítanak be olyan intézkedéseket a vállalatok a szervereken, amelyek elutasítják azokat az e-maileket, amelyek nem tartalmaznak digitális aláírást biztonsági intézkedésként.

Miért érdemes digitális aláírást használni?

 Az eddig felsorolt előnyökön kívül az elektronikus aláírás használata egy digitális tanúsítvánnyal olyan lehetőséget is rejt magában, amely elősegíti a más szervezetekkel fennálló kapcsolat javítását, függetlenül a kapcsolat jellegétől pl. „önkéntes”, magán vállalatok vagy kötelező jellegű kapcsolatok pl. közigazgatási intézmények.

Az előbb említett közigazgatási intézmények is egyre több tevékenység során használják a digitális tanúsítvánnyal ellátott aláírást pl.: adókezelés, tranzakciók ellenőrzése, hivatalos kommunikáció megerősítése. Az egészségügyi ágazatban a digitális aláírás használata egyszerűsíti a kezelések feldolgozását és növeli az adminisztratív folyamatok hatékonyságát, mindeközben pedig javítja az adatvédelmet is.

A magánszektorokban a termelési lánc minden területén alkalmazzák az e-mailek digitális aláírással történő ellátását, ennek egyik oka a papírmentes iroda népszerűsítése és az online adminisztráció bevezetése a szigorúan szabályozott szektorokban is. A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet támogatja az ilyen jellegű szabványosítást.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszerrel, amely alkalmas az e-mailek archiválására is, lehetősége nyílik a digitális tanúsítvány implementálására, ezáltal elektronikus aláírással ellátott e-maileket is tud küldeni, illetve fogadni. A rendszer testre szabásával akár üzleti folyamatokkal (értesítések, indexálás, automatikus kategorizáció, auditok stb.) is összekapcsolhatja. A keresőmotor számos lehetőséget biztosít az ilyen jellegű fájlok, csatolmányok visszakeresésére.

Amennyiben Ön-t is érdekli a megoldásunk, ne habozzon vegye fel velünk a kapcsolatot még ma!