Digitális eszközkezelés

Digitális eszközkezelés

Írta Ana Canteli 2022 február 25-én

Az utóbbi időben a digitális eszközök iránti kereslet nem csökkent. Az embereknek egyre kevesebb idejük jut az olvasásra ezért, ha multimédiás formátumban adsz át információt, akkor sokkal könnyebb lesz megnyerni egy új ügyfelet, mintha csak szövegesen ismertetnéd a termékeidet és szolgáltatásaidat. Ez az új valóság még fontosabbá teszi a szervezet által kezelt digitális tartalmakat. A tartalomkezelőidnek, grafikusaidnak, marketingeseidnek olyan platformra van szükségük, amely az összes digitális anyagot – videókat, hanganyagokat, vizuális forrásokat stb. – képes kezelni.

Mi az a DAM rendszer?

A digitális eszközkezelő rendszer, vagy angolul rövidítve DAM-szoftver, egy olyan kezelőszoftver, amely a digitális eszközök tárolásáért, kezeléséért, rendszerezéséért, feldolgozásáért és terjesztéséért felelős. A digitális eszköz minden olyan erőforrás, amely digitalizált formában létezik, és amelyet valaki birtokolhat és használhat. A digitális eszközöket úgy kezelik, mint a tulajdont, és bármilyen kereskedelmi tevékenység tárgyát képezhetik, amennyiben jogszerűen birtokolják őket. Egy film digitális eszköznek minősül; egy illegálisan megszerzett másolat azonban nem, mivel a birtokosnak ugyan megvannak a technikai lehetőségei a birtoklásra, de nincs jogalapja a használatára. A felhasználási jogot általában a digitális erőforrás metaadatai határozzák meg. A kezelt eszköz értéke csak akkor realizálódik, ha az arra jogosult felhasználók számára hozzáférhető; ezért a digitális eszközkezelő szoftverek célja a hozzáférés és a használat megkönnyítése. A DAM rendszer egyaránt alkalmazható egy személy fájlkönyvtárainak, egy szervezet adatbázisának kezelésére, vagy egy vállalati tartalomkezelő rendszer funkcióinak ellátására.

Mit csinál egy digitális eszközkezelő rendszer?

A digitális eszközkezelő rendszer feladatai közé tartoznak:

• Digitális tartalmak létrehozása: A rendszerbe való beillesztéstől az online kiadásig.

• Tárolás: Akár saját fejlesztésű, akár szolgáltatásként nyújtott szoftver, a digitális eszközkezelő rendszer (DAM) egy szervezet tulajdonában lévő digitális eszközök gyűjteményét tárolja.

• Indexelés: Lényeges elem a digitális eszközök tárának rendszerezésekor. A DAM rendszernek rendelkeznie kell azzal a lehetőséggel, hogy a szervezet létfontosságú jellemzői (eszköz típusa, dátum, szerző stb.) alapján előre meghatározott sorrendet rendeljen az eszközökhöz.

• Formátumkonverzió: A stratégiai funkció segít a szervezetnek megvédeni magát a technológiai elavulással szemben, amely hatással van az információ tárolásának formátumaira.

• Formátumtömörítés: Ez a digitális eszközkezelő szoftverek értékelhető tulajdonsága, mivel a tárolók olyan nagyságrendet érhetnek el, hogy az említett funkcionalitás maximalizálhatja a tárhely teljesítményét.

• Fájlok átnevezése: A digitális erőforrás-kezelő rendszernek garantálnia kell a fájlok ellenőrzött átnevezését. Ha viszont fenntartja az eszköz UUI-ját, ez a nyomon követhetőség biztosítását szolgálja.

• Biztonsági másolatok: A rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy hozzájáruljon a szervezet biztonsági mentési politikájához a digitális eszközök védelme során.

• Ellenőrzés: A digitális eszközkezelő DAM a benne tárolt erőforrásokhoz való hozzáférésének és azok felhasználásának nyomon követésére szolgál.

• Az erőforrások keresése és visszakeresése: A felhasználóknak a rendszer segítségével kell keresniük és hozzáférniük az őket megillető tartalmakhoz. A keresőmotor a rendszerben meghatározott biztonsági politikától függően jeleníti meg a találatokat.

• Kategorizálás: A digitális eszközök tárának létrehozása vagy kezelése során értékes és alapvető fontosságú az erőforrásokhoz kategóriák hozzárendelésének lehetősége, mivel a felhasználók számára egy újabb attribútumot biztosít a szükséges eszköz keresésekor.

• Erőforrás-elosztás: A rendszernek biztosítania kell a szükséges funkciókat az erőforrások terjesztéséhez és megosztásához a felhasználói közösség között: előfizetési szolgáltatás, értesítések küldése, engedélyezett letöltési tokenek stb. A rendszer akár a digitális eszközök kereskedelmének megkönnyítésére is használható, például az e-kereskedelem révén.

• Munkafolyamatok: Ha egy szervezet meghatározott üzleti folyamatokkal rendelkezik, a digitális eszközkezelő rendszernek rendelkeznie kell a szükséges eszközökkel ezek szabványosításához. A BPM motoroknak vagy az automatizálásnak köszönhetően könnyebbé válik a jogszabályi megfelelés, és csökken az esetleges emberi hibák száma és súlyossága.

A DAM szoftver előnyei

• Együttműködés: a digitális eszközkezelő (DAM) megkönnyíti a hozzáférést és a digitális erőforrások megosztását. Ráadásul, amikor a távmunka egyre gyakoribbá válik, a bárhonnan történő munkavégzés lehetőségének biztosítása további előnyt jelent.

• Szervezés: a digitális eszközkezelő rendszer használatával az erőforrások átlátható és egyszerű adminisztrációjának megkönnyítése a cél. A keresés és annak megtalálása, amire szükségük van, nem a marketingcsapat feladata.

• A digitális tartalom tervezése, előállítása, felülvizsgálata és terjesztése összefoglalja bármely marketingstratégia lépéseit, és egy DAM rendszer közvetlenül hozzájárul e cél eléréséhez.

• Verzióellenőrzés: A digitális fájlok felülvizsgálata és jóváhagyása mellett az erőforrások életciklusának ellenőrzése is létfontosságú.

Az OpenKM digitális eszközkezelő rendszere minden szükséges funkcióval rendelkezik ahhoz, hogy segítse a digitális eszközök kezelését. Ha szeretnéd jobban megismerni, kérj személyre szabott bemutatót szakértőinktől!