Bemutatunk Önnek egy olyan rendszert, amely az otthoni együttműködés során is képes különböző típusú dokumentumok jóváhagyási folyamatait kezelni

Bemutatunk Önnek egy olyan rendszert, amely az otthoni együttműködés során is képes különböző típusú dokumentumok jóváhagyási folyamatait kezelni

Írta Igor Grgur, a szerbiai OpenKM tagja 2021. március 23-án

Számos vállalat felismerte már annak szükségességét, hogy üzleti tevékenységüket rugalmas keretek között folytassák. Amellett, hogy a munkavállalók dolgozhatnak az irodában, ma már lehetőségük nyílik az otthoni és távoli munkavégzésre is.

Manapság a vállalatok rendkívül dinamikus körülmények között kell, hogy működjenek. Egyre több partnerrel, alvállalkozóval és ügyféllel kell együtt dolgozniuk, miközben nő az új szolgáltatások és termékek fejlesztése iránti igény és szükség is. Azok a vállalatok, akik a piacon a CSOPORTOS VERSENYKÉPESSÉGÜKKEL próbálják helyzetüket megteremteni, számukra döntő jelentőségű, hogy az üzleti modelljeiket, az értékláncaikat és az értékhálózataikat AGILIS módon szervezzék át. A szolgáltatás minőségének fejlesztése és üzleti agilitás ugyanis már régóta előfeltétele az ilyen vállalatcsoportok vagy a csoporton belüli egyes vállalatok sikerének.

Azoknak a vállalatoknak, amelyek üzleti agilitást szeretnének elérni, agilis rendszerekkel kell rendelkezniük, és ezek között létfontosságú egy olyan rendszer megléte is, amely a különféle típusú dokumentumok és folyamatok jóváhagyására szolgál. Általa ugyanis a vállalatok gyorsabban képesek elérni a kitűzött célokat, növelni tudják a belső és külső szolgáltatások minőségét, valamint a munkavállalók teljesítményét.

A vállalat összes dokumentumtípusa kategorizálható, a leggyakoribb típusok a következők:

• Megrendelés
• Számla
• Proforma számla
• Értékesítési jelentés
• Készletjelentés
• Termék-Ár-Értékesítési katalógus
• Költség kimutatás
• Különböző projekt dokumentumok

Bár sokan úgy gondolják, hogy az e-mailek, telefonok, vagy az olyan eszközök, mint a Skype, a Viber, a WhatsApp, vagy más azonnali üzenetküldő vagy videokonferenciára alkalmas eszközök elegendőek a hatékony kommunikációhoz és a termelékenységhez, a fenti dokumentumtípusok és a hozzájuk kapcsolódó feladatok tekintetében azonban a valóság más.

Az előbb említett dokumentumtípusok jóváhagyására alkalmas eszköz nélkül, a vállalat információs „gödörbe” süllyedhet, a folyamatokban hézagok keletkezhetnek, lassulni fog a feldolgozás, aminek következtében romlik majd a szolgáltatás minősége is. Általánosságban tehát elmondható, hogy a vállalat teljesítménye csökkenni fog a biztonsági kockázatoknak való kitettség miatt.

A szervezeten belül a dokumentumok folyamatainak komplexitása az alábbi tevékenységekben nyilvánul meg:

• a műveletek több részlegre (vagy több vállalatra) vannak felosztva
• az osztályok a munkájuk során bizonyos típusú dokumentumokra támaszkodnak
• a különböző dokumentumtípusok esetén különböző műveletekre van szükség, például jóváhagyásokra vagy más folyamatokra.
• a dokumentumokkal kapcsolatos műveleteket szabványosított módon és időben kell végrehajtani
• több belső és külső személy is részt vesz a dokumentumon elvégzendő műveletben
• az érdekelt felek számára biztosítani kell a dokumentumok könnyű hozzáférését és áttekintését
• a dokumentumokat automatikusan osztályozni és rendszerezni kell
• tudni kell szegmentálni a dokumentumot egy tulajdonsága alapján pl. metaadat
• bizonyos dokumentumok csak meghatározott személyek számára legyenek elérhetők
• a munkavállalók csak bizonyos műveletek elvégzésére legyenek jogosultak. pl. kevesebb vagy több jogosultság tulajdonában a személy csak megtekintheti, vagy akár szerkesztheti is a dokumentumot
• minden dokumentumot védeni kell a dokumentumok biztonságát érintő szándékos vagy véletlenszerű kockázatoktól
• a dokumentumok legyenek megtekinthetők különböző eszközökön és akár távolról is (nem csak az irodában)
• a fájlokat fizikailag, logikailag és metaadatilag is rendszerezetten kell tudni tárolni és megjeleníteni
• automatizált értesítéseket kell küldeni a dokumentum módosítása vagy létrehozása esetén.

A fent említett műveletek a dokumentumok típusának és számának növekedésével egyre bonyolultabbá válnak, nem beszélve a vállalat, vagy a vállalat részlegeinek növekedéséről és a folyamatban résztvevő alkalmazottak bővülő számáról. Nos, úgy tűnik tehát, hogy ez egy nagyon fontos cél.

Az OpenKM egy olyan platform, amely az összes fent említett nehézségre, hatékony megoldást kínál. Továbbá, rugalmas megoldás révén testre szabási lehetőséget is biztosít.  Ezenkívül, az OpenKM funkcionalitása külső alkalmazások fejlesztésével is kibővíthető, amelyek az OpenKM adatbázisára támaszkodva teszik lehetővé a funkcionális tárház kibővítését. A rendszer biztonsága, azaz ami az OpenKM dokumentumokhoz való illetéktelen hozzáférést illeti, a legmagasabb szintű ipari szabványoknak felel meg. Védelmet nyújt az információk biztonságát és integritását fenyegető lehetséges belső támadások ellen is. Az OpenKM hatékony audit trail funkcióval rendelkezik, amely folyamatosan figyeli, hogy melyik felhasználó mikor és melyik fájlokhoz fért hozzá.

Az OpenKM egy rendkívül robusztus keresési funkcióval rendelkezik, amelyet az OCR (karakterfelismerési) funkció is támogat. Lehetővé teszi ugyanis a fájlok, valamint a mappákban tárolt tartalmak feliratainak keresését, még akkor is, ha egy képről van szó. Néhány kattintással az alkalmazottak listát kaphatnak azokról a dokumentumokról, amelyek megfelelnek a keresési feltételeknek, így az egyes tulajdonságok relevánsabbá válhatnak, mint maga a teljes dokumentum. A dokumentumhoz rendelt alapértelmezett kulcsszóval történő keresése szintén nagyon hasznos funkció.

Amikor ugyanis tömegesen szkennelünk fájlokat és importáljuk azokat az OpenKM-be, akkor a dokumentumok automatikus címkézése egy meghatározott formula alapján hasznos lehet. Úgy gondoljuk, hogy a megoldás egyszerű használhatóságának és megtérülésének alapja: az automatikus elnevezések kiosztása, a dokumentumok bizonyos tulajdonságai szerinti automatikus szűrés és a szegmentálás, a dokumentumok automatikus csoportosítása és az automatizált műveletek végrehajtása.

1. Porter hardverprofesszor a hetvenes évek végén reprezentatív módon magyarázta el, hogy a vállalatok hogyan versenyeznek értékláncaik minőségével a versenyelőny felé vezető úton. Később Svoika és Raiport, valamint sokan mások hasonlóan magyarázták el az üzlet lényegét. A cégek lényegében az értékhálózatokkal versenyeznek, azaz több hálózatba kapcsolt partnerrel, alvállalkozóval és ügyfelekkel. Egy ilyen vállalkozás versenyképessége a sikeresen megvalósított dokumentumtártól és a különböző típusú dokumentumok jóváhagyására szolgáló rendszertől függ.

A távolról dolgozó személyek és csapatok értik meg igazán, hogy mennyire fontos, hogy az összes szükséges információ rendelkezésre álljon, a hatékony kommunikáció és együttműködés érdekében. Azok a munkavállalók, akik az OpenKM megoldással kezelik a dokumentumokat, nem éreznek különbséget aközött, hogy egy irodában ülnek a kollégákkal, vagy esetleg távolról kell velük együttműködni. A jól megtervezett és megszervezett munkamódszerek, folyamatok és kisegítő eszközök számos hiányosságot képesek megoldani, akkor is, ha összetetten működő vállalatról van szó, és akkor, ha is otthoni munkavégzésről.

A technikai korlátok ma már nem jelenthetnek akadályt a sikeres munkavégzés tekintetében, ugyanis ma már annyira fejlett technológiánk és eszközeink vannak. A kreativitás és a tervekkel való összhang ezzel ellentétben azonban egyre inkább a siker egyik feltételeivé válik. Ezen problémák leküzdéséhez fontolja meg az OpenKM használatát.