Az elektronikus iratkezelés előnyei

Az elektronikus iratkezelés előnyei

Írta: Ana Canteli 2022. augusztus 19-én

Érezte már úgy, hogy a szervezetének dokumentumkezelési stratégiája inkább hátráltatja, mint segíti a mindennapi munkavégzését? A különböző forrásokból származó üzleti információk kezelése kihívássá válhat, különösen az esetleges biztonsági rések vonatkozásában.

A legtöbb vállalat ma már nemcsak a dokumentumok és iratok gyors megtalálása érdekében használja az elektronikus dokumentum- és iratkezelési rendszereket, hanem a hatékony dokumentumellenőrzés és elektronikus iratkezelési politika megvalósítása érdekében is.

Egy korábbi cikkünkben már kifejtettük, hogy mi is az az iratkezelési szoftver. Mivel az iratkezelés fogalma különböző jelentéssel bír, minden pusztán attól függ, hogy milyen szemszögből nézzük. Európában egy dokumentum bizonyítékként vagy valamilyen esemény bizonyítékaként is használható. Az angolszász hagyományokkal rendelkező országokban egy fájlt ahhoz, hogy ezt a minősítést elnyerje, " jegyzőkönyvvé" kell nyilvánítani. Ez azt jelenti, hogy a dokumentum elérte a végső formáját, és nem módosítható. Ezenkívül az iratkezelési rendszer a hitelességet védő egyéb biztonsági tulajdonságok mellett azonosítót rendel az aktához. Ez az egész folyamat a nyilvántartáskezelő rendszer paraméterezésétől függ.

Mint sejthető, a hagyományos iratkezelő rendszerek és az elektronikus dokumentumkezelő szoftverek között az a különbség, hogy az elektronikus iratkezelő szoftverek olyan funkciókat tartalmaznak, amelyek célja a szigorú jogszabályi megfelelés biztosítása. Ugyanis amikor egy dokumentumot jegyzőkönyvvé nyilvánítunk, már ismerjük annak életciklusát, kezelését és valamennyi fázisban alkalmazott biztonságát stb. Nagy vonalakban egy szervezet meghatározhatja és megvalósíthatja az általa kívánt dokumentumkezelési szabályzatot - mindaddig, amíg az nem ellentétes semmilyen szabállyal vagy törvénnyel. Amikor a nyilvántartásokról van szó, kevés mérlegelési lehetőség marad a szervezet számára. Minden valószínűség szerint a létrehozás, az átvétel, a karbantartás, a felhasználás és a végső megsemmisítés, sőt az információk beépítésének és gondozásának folyamatai is előre meg vannak határozva.

Ilyen kötelezettségekkel szemben, elengedhetetlen, hogy olyan iratkezelési rendszerrel rendelkezzünk, amely segít elvégezni feladatainkat.

Az elektronikus iratkezelés előnyei

Az ilyen típusú adatokkal való munka számos felelősséggel jár, de a követelmények betartásából kézzelfogható előnyök is származnak:

• Nagyobb jogbiztonság: peres ügyek vagy kockázatkezelési rendszer igénybevétele esetén a nyilvántartáskezelés garantálja az üzleti tevékenységet bizonyító dokumentumok megfelelő kezelését. Ez az előny az alkalmazottakra, az ügyfelekre, a részvényesekre és más érdekcsoportokra is kiterjed.

• Javított biztonság: az elektronikus iratkezelési rendszerben lehetőség van a vállalkozások számára a részletes biztonsági politika meghatározására, amely részletesen testre is szabható. Ez lehetővé teszi, hogy a nyilvántartásra alkalmazandó védelem az idő múlásával és a nyilvántartások életciklusfázisainak teljesülésével automatikusan frissüljön a szervezet által megkövetelt kezelési politika alapján. A HIPAA-törvény vagy a Sarbanes Oxley Act súlyos szankciókat tartalmaz a szabályok be nem tartása esetén. Ugyanígy a nemzeti szintű adatvédelmi törvény vagy az uniós GDPR is.

• Hatékonyság a szabályozási és működési megfelelésben: az iratkezelés által nyújtott előnyök nem korlátozódnak a vállalat jogbiztonságára. A dokumentumáramlás és a nyilvántartások teljes körű felügyelete a termékek és szolgáltatások biztosítása során a hatékonyság és eredményesség érzékelhető fejlődéséből fakad.

• Kockázatcsökkentés: a nyilvántartások véletlen megsemmisítése vagy a kritikus információk közzététele. Az iratkezelési rendszerek lehetővé teszik a vészhelyzet idejére vonatkozó intézkedési terv meghatározását. Ez megvédi a szervezet működőképességét, amíg a súlyos incidenseket elemzik és kezelik.

Webes űrlapok az iratkezelésben

Az űrlapok mindig is lehetővé tették számunkra, hogy a megfelelő adatok bekérésével tömören összegyűjtsük a számunkra értékes információkat. Az űrlapok számos tevékenységben nélkülözhetetlenek. A HR-osztályok különféle kéréseket kezelnek: álláspályázatok, szabadságolások, különleges engedélyek, referenciák stb. A kereskedelmi területeken a távlati célok megvalósítása érdekében alkalmazzák, hogy véleményeket vagy javaslatokat gyűjtsenek az ügyfelektől. Fontosak lehetnek az űrlapok a termékek vagy szolgáltatások teljesítésére vonatkozó követelmények figyelembevétele esetén is. Gyakorlatilag végtelen számú alkalom kínálkozik az űrlapok használatára.

Napjainkban az informatika fénykorában az azonnali webes űrlapok elengedhetetlenek ahhoz, hogy kapcsolatot tartsunk jelenlegi és potenciális ügyfeleinkkel.

Ebből a szempontból az OpenKM, a dokumentumkezelő és az elektronikus iratkezelési rendszer rendelkezik a szükséges funkciókkal ahhoz, hogy lehetővé tegye a dokumentumok teljes és biztonságos ellenőrzését. Ezekben a szükséges információkon kívül általában személyes adatokat is gyűjtenek. Az OpenKM funkciói közé tartoznak többek között az osztályozási táblázatok, a katalogizálás, az iratsorozatok (dokumentum- vagy fájltípusok) közötti öröklési protokollok és az egyéni keresőmotorok is. Továbbá a végleges selejtezési jegyzőkönyvek is, amelyek meghatározzák, hogy mi a teendő, ha egy dokumentum életciklusának utolsó szakaszába lépett. Meg kell semmisíteni a dokumentumot vagy őrizzük meg örökre? De az ilyen esetekben hogyan tegyük ezt meg? Milyen feltételek mellett? Ki lesz a felelős a fájlért? Ugyanis ügyfeleink vagy partnereink kérhetik az adataikhoz való hozzáférést, azok frissítését, visszavonását, esetleges törlését... Ezért kiemelten fontos, hogy megbízható, ugyanakkor dinamikus iratkezelési platformmal rendelkezzünk.

A zökkenőmentes működés szempontjából elengedhetetlen a gyors munkavégzés a fent említett adatokkal, mivel az ügyfelek ma már egyre kevesebbet hajlandóak várni. Az OpenKM segítségével a webes űrlapok átvétele automatikusan hozzárendelhető az illetékesekhez, hogy azok elemezhessék a kapott információkat, és ennek megfelelően cselekedhessenek. Az egyéb funkciók, például az automatizálás, a munkafolyamatok vagy az optikai karakterfelismerés (OCR) jelenléte optimalizálja az űrlapok kezelését. A riportok előállítása az OpenKM-ben pedig megkönnyíti a stratégiai döntéshozatalt. Az OpenKM nyílt forráskódú technológiája lehetővé teszi, hogy a webes űrlapokat tetszés szerint összekapcsolják más szoftverekkel. A felhasználó az űrlapot közvetlenül az OpenKM-ben töltheti ki, vagy más rendszerrel is integrálható, a webes űrlapok fogadójaként a dokumentumkezelőnk segítségével. Megközelítésünk esztétikailag és technikailag is testre szabható, és nem jelent akadályt a más alkalmazásokkal való integráció sem.

További információért ne habozzon kitölteni webes űrlapunkat. Melynek beérkezését követően a lehető leghamarabb felvesszük Önnel a kapcsolatot.