Az alkalmazottak változással szembeni ellenállásának leküzdése a munkahelyen a DMS szoftverek esetében

Az alkalmazottak változással szembeni ellenállásának leküzdése a munkahelyen a DMS szoftverek esetében

Írta Marwar Matar, OpenKM MENA régió, 2023. augusztus 4-én

 Kezdjük egy általános kérdéssel: Miért félnek a munkavállalók a munkahelyi változásoktól?

A munkavállalók különböző okokból félhetnek a munkahelyi változásoktól. A Springer cikke szerint az alábbiakban néhány gyakori tényezőt sorolunk fel, amelyek hozzájárulnak a munkavállalók ellenállásához és a változásoktól való félelemhez:

 "Reactions towards organizational change: a systematic literature review" (A szervezeti változásokkal szembeni reakciók: szisztematikus irodalmi áttekintés).

1. Bizonytalanság: A változás gyakran bizonytalansággal jár, és az alkalmazottak félhetnek az ismeretlentől. Szükségük lehet arra, hogy megnyugtassák őket, hogy a változás milyen hatással lesz a munkaköri feladataikra, a munkafolyamatokra, a kollégákkal való kapcsolatokra és a munkahelyük általános biztonságára. A bizonytalanság szorongáshoz és ellenálláshoz vezethet.

2. A kompetencia elvesztése vagy hiánya: Amikor a munkavállalók jártasak lesznek a jelenlegi feladataikban és folyamataikban, kialakul bennük a kompetencia és az elsajátítás érzése. Egy új rendszer vagy szoftver bevezetése megzavarhatja ezt a megszokottságot, és az alkalmazottak inkompetensnek vagy bizonytalannak érezhetik magukat képességeikben. A kompetencia elvesztése félelmet és ellenállást válthat ki.
3. A kudarctól való félelem: A munkavállalók aggódhatnak amiatt, hogy képesek-e sikeresen alkalmazkodni a változásokhoz. Félhetnek attól, hogy hibáznak, nem tudják teljesíteni a teljesítményelvárásokat, vagy lemaradnak, ha nem tudnak lépést tartani az új technológiával vagy folyamatokkal. Ez a kudarctól való félelem akadályozhatja a változások elfogadását.
4. A rutinok megzavarása: Az emberek a szokások teremtményei, és a változások megzavarhatják a kialakult rutinokat és mintákat. Az alkalmazottak kényelmesen érezhetik magukat a jelenlegi munkafolyamatokban, eszközökben és rendszerekben. Valami új bevezetése megköveteli tőlük, hogy átállítsák a szokásaikat és megtanulják a dolgok új módját, ami nyugtalanító lehet és ellenállásba ütközhet.
5. A kontroll elvesztése: A változás gyakran a munkakörnyezet vagy a folyamatok feletti bizonyos szintű kontrollról való lemondással jár. A munkavállalók úgy érezhetik, hogy a változások veszélyeztetik az autonómiájukat és a döntési jogkörüket. Ez a kontrollvesztés ellenálláshoz és az ismeretlentől való félelemhez vezethet.
6. Korábbi negatív tapasztalatok: Ha a munkavállalóknak negatív tapasztalataik vannak a korábbi munkahelyi változásokkal, például elbocsátásokkal, átszervezésekkel vagy új rendszerek sikertelen bevezetésével kapcsolatban, félelem vagy szkepticizmus alakulhat ki bennük a jövőbeli változásokkal szemben. A negatív múltbeli tapasztalatok ellenállóvá és aggályossá tehetik a munkavállalókat az új kezdeményezésekkel szemben.
7. Az információ és a kommunikáció hiánya: A változás okairól, a várható eredményekről és a megvalósítási tervről szóló elégtelen kommunikáció hozzájárulhat a munkavállalók félelméhez. Ha az alkalmazottak úgy érzik, hogy a sötétben tapogatóznak, vagy bizonytalanok a változás célját és hatását illetően, az ellenállást és szorongást szülhet.
8. Személyes preferenciák és komfortzónák: Egyes alkalmazottak jobban kedvelhetik a status quo-t, vagy kényelmesen érzik magukat a dolgok jelenlegi állapotában. Ellenállhatnak a változásnak, mert az megkérdőjelezi a preferenciáikat vagy felborítja a komfortzónájukat. A komfortzónájukból való kilépéstől való félelem jelentős tényező lehet az ellenállásban.

A szervezeteknek fel kell ismerniük és kezelniük kell ezeket a félelmeket és aggodalmakat a változások végrehajtása során. A nyílt és átlátható kommunikáció, a támogatás és a képzés biztosítása, valamint a munkavállalók bevonása a döntéshozatali folyamatba segíthet enyhíteni ezeket a félelmeket, és növelheti a munkahelyi változások elfogadottságát.

Az OpenKM elősegíti az alkalmazottak közötti együttműködést

Az alkalmazottak változással szembeni ellenállásának leküzdése a munkahelyi DMS szoftverek esetében

Az új szoftverek, például egy dokumentumkezelő rendszer (DMS) bevezetése gyakran megköveteli, hogy az alkalmazottak alkalmazkodjanak a változásokhoz. A változással szembeni ellenállás leküzdése kulcsfontosságú a sikeres bevezetés és elfogadás szempontjából. A Paycor Resources "Overcoming Employee Resistance to Change in the Workplace" című cikke szerint az alábbiakban néhány stratégiát mutatunk be a DMS-szoftverrel szembeni munkavállalói ellenállás leküzdésére a munkahelyen.

1. Kommunikálja az előnyöket: Világosan fogalmazza meg a DMS-szoftver bevezetésének előnyeit. Magyarázza el, hogyan racionalizálja a folyamatokat, javítja a hatékonyságot, csökkenti a hibákat, fokozza az együttműködést, valamint időt és erőforrásokat takarít meg. Hangsúlyozza ki az alkalmazottak munkájára és a szervezetre gyakorolt pozitív hatását.
2. Vonja be az alkalmazottakat a folyamatba: Vonja be a munkavállalókat már a döntéshozatali folyamat korai szakaszában. Kérje ki a DMS-szoftver kiválasztásával kapcsolatos véleményüket és visszajelzéseiket. Ha már a kezdetektől fogva bevonja őket, az segít megteremteni a felelősségtudatot, és csökkenti az ellenállást. Fontolja meg egy több funkciót átfogó csapat létrehozását, amely betekintést nyújt, teszteli a szoftvert, és foglalkozik az aggályokkal.
3. Biztosítson képzést és támogatást: Kínáljon átfogó képzési programokat, hogy az alkalmazottak magabiztosnak és alkalmasnak érezzék magukat az új szoftver használatára. Biztosítson gyakorlati képzéseket, oktatóprogramokat, felhasználói kézikönyveket és online forrásokat. Folyamatos támogatást nyújtson help deskek, felhasználói fórumok és elkötelezett informatikai személyzet révén, akik azonnal tudnak válaszolni a kérdésekre és problémákra.
4. Foglalkozzon az aggályokkal és félelmekkel: Értse meg, hogy az ellenállás gyakran a változás hatásaival kapcsolatos félelmekből és aggodalmakból fakad. Teremtsen olyan nyitott környezetet, ahol az alkalmazottak nyugodtan kifejezhetik aggodalmaikat. Kezelje aggodalmaikat empátiával, és nyújtson tájékoztatást és megnyugtatást. Emelje ki a korai alkalmazók sikertörténeteit a pozitív eredmények bemutatása érdekében.
5. Kínáljon ösztönzőket és elismerést: Fontolja meg, hogy ösztönzőket vagy jutalmakat adjon azoknak az alkalmazottaknak, akik elfogadják az új DMS-szoftvert és aktívan részt vesznek az átállásban. Az elismerés lehet nyilvános elismerés, bónuszok vagy karrierfejlesztési lehetőségek. Ünnepelje a mérföldköveket és a sikereket, hogy pozitív légkört teremtsen a változás körül.
6. Ápolja a folyamatos tanulás kultúráját: Ösztönözze a növekedési gondolkodásmódot és a folyamatos tanulás kultúráját a szervezeten belül. Emelje ki a változás elfogadásának és az új technológiákhoz való alkalmazkodásnak a fontosságát. Biztosítson lehetőséget az alkalmazottak számára, hogy fejlesszék készségeiket és naprakészek maradjanak a DMS-szoftver legújabb funkcióival és képességeivel kapcsolatban.
7. Mutasson példát: A vezetők és a menedzserek döntő szerepet játszanak a változások ösztönzésében. Mutassa ki az új DMS-szoftver iránti elkötelezettségét azáltal, hogy aktívan használja azt, és kiemeli előnyeit. Ösztönözze a nyílt párbeszédet, foglalkozzon az aggályokkal, és legyen fogékony a visszajelzésekre. A példamutatással inspirálhatja a munkavállalókat a változás elfogadására.
8. Ellenőrizze az előrehaladást és végezzen kiigazításokat: Folyamatosan kövesse nyomon a DMS-szoftver elfogadását és használatát. Gyűjtsön visszajelzéseket a dolgozóktól, és azonnal foglalkozzon a kihívásokkal vagy problémákkal. Elemezze a használati adatokat a fejlesztendő területek azonosítása érdekében, és szükség esetén biztosítson további képzést vagy támogatást.

Ne feledje, hogy a változással szembeni ellenállás leküzdése időt és erőfeszítést igényel. Legyen türelmes, hallgassa meg az alkalmazottak aggályait, és a visszajelzéseik alapján igazítsa ki stratégiáit. Az alkalmazottak bevonásával, a támogatás biztosításával és az előnyök hangsúlyozásával növelheti a DMS-szoftver elfogadottságát és sikeres bevezetését a munkahelyen.