Az 5 leggyakoribb félreértés a dokumentumkezelő rendszerekkel kapcsolatban

Az 5 leggyakoribb félreértés a dokumentumkezelő rendszerekkel kapcsolatban

Írta Ben Rowner az OpenKM USA tagja2020. Április 30-án

Hogyan fog kinézni az üzleti világ 10 év múlva? Vagy akár egy év múlva?

Nagyon nehéz megjósolni, hogy mi fog történni az üzleti világgal a COVID-19 világjárványt követően. Mindannyian hiszünk bizonyos előrejelzéseknek. Nagyon fontos, különösen ebben a nehéz időszakban, hogy jól megalapozott elméletünk legyen, hiszen a jelenlegi döntéseink nagy hatással lesznek a gazdasági jövőnkre.

Hogyan illeszkednek az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek a modern vállalati világhoz?

A 2020-as év első negyedévében zajló események megdöbbentő hatással voltak a kis- és középvállalatokra, a COVID-19 járvány miatt, vállalatok jöttek létre és mentek tönkre a legkülönfélébb iparágakban. Nem meglepő, hogy a cégek nagy része elkezdte keresni a megoldást az eszközeiknek digitalizálására és a távmunka kialakítására. Éppen emiatt tekintenek jó lehetőségként a dokumentumkezelő rendszerekre, amelyek segítenek az üzleti folyamatok fenntartásában vagy fellendítésében.

A cikk célja, hogy tisztázza a dokumentumkezeléssel kapcsolatos leggyakoribb tévhiteket és bemutassa, hogy milyen előnyökkel járhat egy DMS rendszer bevezetése. Lássuk tehát az 5 leggyakoribb mítoszt a dokumentumkezelőkkel kapcsolatban:

1. Átállási problémák

Ahhoz, hogy a vállalat papírmentessé válhasson, néhány korábbi eljáráson és bevett szokáson változtatni kell. Annak ellenére, hogy ezek a változások jelentősen befolyásolhatják az eddigi munkafolyamatokat, nem tart sokáig amíg a vállalat képes lesz átállni az új megoldásokra és elfogadni azokat az előnyöket, amelyeket egy dokumentumkezelő rendszer tud biztosítani.

A legfontosabb lépések, melyeket el kell végeznünk, az a dokumentumok beolvasása, a folyamatok automatizálása és az alkalmazottak képzése.

Az előbb említett eljárásokat egy megbízható DMS szolgáltatóval, mint amilyen az OpenKM is, hatékonyan fogja tudni megtenni. A becsült ráfordítási idő pedig semmi ahhoz képest, amellyel a papíralapon működő vállalatok találkoznak nap, mint nap vagy azok a cégek, akik ugyan áttértek a digitális fájlkezelésre, de továbbra sem használnak dokumentumkezelő rendszert.

Ezek a cégek alábecsülik azt az időt, amelyet azzal töltenek, hogy több száz rendezetlen, digitális mappát vizsgálnak át egyetlen egy e-mailt keresve, vagy azokat az eseteket, amikor különböző személyektől kell aláírást gyűjteni a vállalaton belül.

2. Frissítési és rejtett költségek

- Az egyik leggyakoribb tévhit a régimódi gondolkodásnak köszönhető, miszerint többet kell befektetni egy új rendszer bevezetésébe, mint a jelenlegi működés fenntartásába. Vagy fogalmazhatnánk úgy is, hogy: „Minek javítsuk meg azt, ami még nem romlott el teljesen?” Ez a mentalitás azonban gyakran alábecsüli a jelenlegi kötelezettségeinket. -

Az Ön igényeitől függően egy DMS rendszer bevezetése akár meglehetősen költséges is lehet. Ugyanakkor, ez az összeg még mindig nem összevethető azzal, amelyet Ön a papírra, a nyomtatóra, a fénymásolóra, az irodaszerekre és ezen eszközök karbantartására és javítására költ.

Ha az imént felsorolt kiadásokhoz még hozzávesszük a papíralapú működés hátrányaiból fakadó időveszteségeket, akkor jelentős rejtett költségek alakulhatnak ki.

A dokumentumok digitalizálására szolgáló megoldással ezeket a költségeket csökkentheti, főleg, ha testreszabott tervet készít, amely biztosítja, hogy csak azokért a szolgáltatásokért fizessen, amelyeket valóban használ is.

3. Támogatási és oktatási problémák

Előfordulhat, hogy a megfelelőség biztosítása és az új munkafolyamatok megismerése érdekében képzést kell biztosítania az alkalmazottak számára, de ez nem jelenti azt, hogy egy teljesen új részleget kellene létrehoznia.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekre való áttérés tehát igényel némi oktatást, de a szolgáltató segít ezekben az esetekben is. A legjobb DMS szolgáltatók pedig széleskörű ügyfélszolgálati lehetőségeket biztosítanak pl. telefonon, e-mailen, ticketing rendszeren vagy élő chat-en keresztül.

Általában ezt webináriumokkal, fórumokkal és az online dokumentációk elérésével egészítik ki. 

- A megfelelő szolgáltató kiválasztásával elkerülheti vagy minimalizálhatja a támogatásból és az oktatásból adódó problémákat. Ha szeretne bővebben olvasni arról, hogy milyen szempontokat érdemes megvizsgálnia a beszállító kiválasztásakor, akkor olvassa el a: „10 kérdés, amelyet mindenképpen érdemes feltennie a DMS szolgáltatójának” című cikkünket is. -

4. Információbiztonsági kockázatok

Mielőtt megállapodnánk egy DMS szolgáltatóval, tartsuk szem előtt, hogy az információmegosztási képességet fokozott biztonsággal kell párosítanunk.

Érthető, hogy az összes digitális fájl magas biztonsági kockázatot jelent, amikor minden nap hallunk adatsértési esetekről és azok jogi következményeiről. Ezek a kockázatok azonban csökkenthetők a megfelelő intézkedések bevezetésével.

A dokumentumkezelő rendszerek egyedi beállításokat tesznek lehetővé, mellyel biztosíthatja az iparági előírásoknak és az etikai irányelveknek való megfelelést, valamint a megfelelőségi előírások teljesítését. Ezzel megakadályozhatja a bizalmas vállalati információk jóváhagyás nélküli kiszivárgását.

5. Túl kevés tárhely

Egy másik gyakori tévhit, hogy sokan úgy vélik, hogy a felhőalapú tárolórendszereket elsősorban kis- és középvállalkozások számára tervezték, és csak bizonyos típusú nagyvállalatok számára alkalmas, akik alacsonyabb tárolási követelményekkel rendelkeznek.

A megfelelő DMS-szolgáltató kiválasztásakor kérhet különböző bővítményeket és kiegészítőket, egyedi alkalmazásokat, sőt még egyedi méretű tárhelyet is, amely alkalmas azon vállalatok számára, amelyek nagy mennyiségű és különféle formátumú audiovizuális dokumentumot tárolnak, például hang-vagy videófájlok.

Ezek a megoldások lehetővé teszik a repository-k (tárolók) különböző lokalizációját és a biztonsági mentéseket, miközben a vállalat megőrzi hatékonyságát, anélkül, hogy elveszítené a katasztrófa utáni helyreállítási képességét.

Záró gondolatok

Első pillantásra sokkal kényelmesebbnek tűnhet a papíralapú megoldásnál maradni. Mindazonáltal, ha elkezdi több szemszögből megvizsgálni, akkor rájön, hogy a digitalizálással többet nyer, mint pusztán pénzmegtakarítás. A DMS előnyei kiterjednek a dokumentumok fokozott biztonságára, tárolására és lehetővé teszik az egyszerű folyamatok automatizálását a hatékonyság növelése érdekében.

A legtöbb vállalat számára előbb vagy utóbb érdemessé válik beruházni egy saját, telepített megoldásba vagy egy felhős tárolórendszerbe, és ekkor még a versenyelőny adta lehetőségeket nem is vettük számításba.

Összefoglalva tehát, ne aggódjon, ha nem talált jelenleg a műveleteinek megfelelő dokumentumkezelő rendszert. Gyakran a legjobb megoldás az, ha konzultál egy szakemberrel, aki képes megállapítani, hogy mi lenne a legjobb választás az Ön vállalkozás számára.