Automatikus számlafeldolgozás

Automatikus számlafeldolgozás

Írta Ana Canteli 2021 április 16-án

A számlafeldolgozás egy olyan folyamat, amelyet minden vállalatnak meg kell tudnia oldani, de időnként ez a folyamat hosszúvá, unalmassá és rendkívül drágává válhat.

Először vizsgáljuk meg azt az esetet, amikor a számlák feldolgozását továbbra is papíralapon végezzük. Ebben az esetben számos résztvevőre van szükségünk, akik felelősek lesznek ezek befogadásáért, feldolgozásáért, azonosításáért, osztályokon keresztül történő továbbításáért, ellenőrzéséért és jóváhagyásáért. Valakinek rögzíteni kell a számlákat a vállalat rendszerében is – van, hogy ez csak egy Excel tábla, mivel ez a legkönnyebb megoldás ezek regisztrálására – és van, hogy a kifizetés is úgy történik meg, hogy a papír alapú számlákat elfelejtjük archiválni.

Az adminisztráció, a könyvelés, a számviteli és pénzügyi osztályok gyakran fordítanak bizonyos erőforrásokat az ilyen jellegű folyamatok szabályozására és az üzleti fejlődés szempontjából fontos dokumentumok jóváhagyására, ugyanis a pénzügyek a vállalat tevékenységének alapvető részét képezik, éppen ezért teljes és hatékony ellenőrzésre van szükség ezen a területen.

Miért fontos ez? Mert a nem kezelt számlák felhalmozódása miatt előbb utóbb elveszítjük az irányítást az ilyen jellegű folyamatok felett és problémák sorával szembesülünk:

• Tervezési problémák.
• A tényleges munkaterhelés szem elől tévesztése.
• Szervezeti hiányosságok, melyek gyakran késedelmi díjak kifizetéséhez vezetnek.
• Beszállítókkal való konfliktusok.
• A vállalaton belül rendelkezésre álló készpénz ismeretének hiánya.

Nem beszélve azokról a jogi kockázatokról, amelyek egy esetleges ellenőrzés alkalmával merülnének fel.

Ezen okokból kifolyólag minden vállalat érdekelt abban, hogy egy automatizált számlakezelési megoldás segítségével még hatékonyabbá váljon és csak az igazán fontos feladatokra fókuszáljon. A digitális transzformáció lehetővé teszi a papírmentes iroda megvalósítását, illetve az alábbi pozitív hatásokat:

• Gyorsabb kifizetések: Az automatizált számlafeldolgozó rendszerek lehetővé teszik, a szervezet számláinak valós időben történő lekérdezését.

• Idő megtakarítás: a számlák automatizálása számos előnnyel jár, beleértve az emberi erőforrások felszabadítását a rutinszerű, unalmas feladatok alól, amelyek kevés hozzáadott értékkel rendelkeznek, lehetővé téve ezzel a munkavállalók számára, hogy inkább a produktívabb feladatokkal foglalkozzanak.

• Költségcsökkentés: a folyamat automatizálásból származó termelékenységnövekedés idő, illetve költségcsökkenést eredményez.

• Hibalehetőségek csökkentése: Az automatizált számlakezelés egyik legértékesebb pozitív hatása, hogy lehetővé teszi az adatok automatikus validálását és az eltérések feltárását.

Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer praktikus, intuitív és testre szabható számlafeldolgozó modult kínál. Ezzel a megoldással vállalata kihasználhatja az automatizált számlafeldolgozásból adódó összes előnyt:

• Értékes információk: Az pénzügyi részlegek vezetői friss és megbízható adatok alapján hozhatnak döntéseket, a számlafeldolgozó modul által összegyűjtött értékes és megbízható adatok alapján.

• Könnyebb munkavégzés: Tegyük fel, hogy egyes szállítók e-mailben küldik el a számláikat. Ebben az esetben az adminisztrátor készíthet olyan automatizmust, amely az OpenKM Microsoft Addin for Outlook funkcióját használja, és azonosítja a szállító e-mailjeit, amelyek a dokumentumokat, illetve a számlákat tartalmazzák. Ha valaki papíralapú számlát küld, a vállalat egyik tagja digitalizálhatja a dokumentumot. Az automatizált számlakezelő szoftver gondoskodik az azonosításról, az indexelésről, a kategorizálásról, a katalogizálásról, a metaadatok kinyeréséről és a számlakezelési folyamathoz kapcsolódó többi szolgáltatásról pl. értesítést küld annak a személynek, akinek digitális aláírással validálnia kell a számlát, vagy jóváhagyási workflow-t indít a fájlon.

• A beszállítókkal való együttműködés ösztönzése: Ahogy azt korábban említettük a számlafeldolgozó modul nem csak magának a vállalatnak nyújt előnyöket – központosított tárhely, folyamatok javítása, termelékenység növekedése – de izgalmas előnyöket tartogat a beszállítók számára is. A modul használatával a számlázási feltételek és teljesítésük ideje lerövidül. Csökken az emberi hibából adódó problémák száma stb.

• Támogatja a vállalat szabályozási és biztonsági előírásait: ez a szervezet másik alapvető célja. Biztosítja, hogy a szervezet a tevékenységét a törvényeknek, előírásoknak, valamint az alkalmazandó biztonsági intézkedéseknek megfelelően végezze. Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer rugalmassága és az automatikus számlafeldolgozási modulja segít e cél elérésében. Mindemellett az OpenKM természetesen kompatibilis a szervezeten belül funkcionáló más rendszerekkel is.

Amennyiben érdekli megoldásunk vegye fel velünk a kapcsolatot még ma és beszéljük meg igényeit!