A projektmenedzsment sikerességének elengedhetetlen dokumentumai

A projektmenedzsment sikerességének elengedhetetlen dokumentumai

Írta: Laura Fields 2022. december 2-án

Ha valaha is kezelt már önállóan bármilyen projektet, biztosak vagyunk benne, hogy hallott már a dokumentumok fontosságáról a projektmenedzsmentben. Amikor egy projekt fut, számos fontos és bizalmas dokumentumot tartalmaz, amelyeket a zökkenőmentes működés érdekében szervezetten kell kezelni, és biztonságosan kell tárolni a későbbi felhasználás érdekében.

A projektmenedzsmenthez szükséges dokumentumok jelentős szerepet játszanak, mivel áttekintheti és megértheti az egész projektet általuk, hogy elemezhesse azt, és hatékonyabb és eredményesebb döntéseket hozhasson.

A projektvezetés nemcsak a külső tényezőket veszi figyelembe, hanem gondoskodik a belső tényezők végrehajtásáról is, mint például a feladat kiosztása a csapattagoknak, a határidők betartása és még sok más. A projektsablonok segítségével mindezen munkák kezelése nagyon kényelmes.

Ráadásul, ha sikeres projektmenedzsmentet szeretne elérni, tárolja az összes lényeges dokumentumot szisztematikusan és szervezetten.

A továbbiakban a projektmenedzsment sikeréhez elengedhetetlen dokumentumok listájába fogunk belemélyedni, de mielőtt ezt megtennénk, ismerkedjünk meg a sikeres projektmenedzsment fogalmával.

Mit jelent a sikeres projektmenedzsment?

A projektmenedzsment akkor tekinthető sikeresnek, ha a projektnek sikerül elérnie a kitűzött projektcélokat. Az irányítási terveket úgy kell megszervezni, hogy megfelelő és kiegyensúlyozott kapcsolat legyen az összes vállalaton belüli alkalmazott és a külső partnerek, ügyfelek és vásárlók között.

Az alapvető dokumentumok segítenek abban, hogy a projekt minden kritikus pontjáról értesüljön, és nemet mondjon azokra a tervekre, amelynél előfordulhat, hogy a végén nem éri el a kívánt eredményt. Így nem csak a feladat irányítását végzi el, hanem a projektben esetlegesen jelenlévő összes kockázatról vagy hátrányról is átfogó képet kap.

Igazán sikeres csak akkor lehet a projektmenedzsment, ha az összes rendelkezésre álló erőforrást a lehető legjobb módon tudja felhasználni.

Egyszerűen fogalmazva, minden tulajdonosnak, vezetőnek, ügyfélnek, érdekelt félnek, tervezőnek és kivitelezőnek együtt kell haladnia előre, hogy a projektet a lehető legjobb módon tervezzék meg és hajtsák végre.

A projektmenedzsment jelentősége

Mivel már tudja, hogy mit jelent a sikeres projektmenedzsment, ismerkedjünk meg a projektmenedzsment fontosságával:

• Realisztikus tervezés: A Fox17 írógárdájának tapasztalatai alapján megállapítható, hogy a projekt státusza a projektmenedzsment és a projektdokumentum segítségével egyértelműbben meghatározható. A projektmenedzsment segítségével megismerheti az aktuális státuszt és a hátrányokat. Végül a különböző projektfázisok elvégzését a szükségesség szerint tervezheti meg.

• Szándékos módosítások: A projektmenedzsment segít áthidalni az üzleti stratégia és a projektkoncepció közötti kapcsolatot. Így a projekttervezésnek is számos lehetősége van a növekedésre.

• Szabványok ellenőrzése: A projektmenedzsment egyik fő célja annak biztosítása, hogy minden projektet szabványos módon, a megfelelő minőség fenntartásával hajtsanak végre. Amikor egy projekt a lezárás felé vezető úton halad, óriási felelősséggel jár, hogy végül a lehető legjobb módon kerüljön lezárásra. Ezen túlmenően a projektmenedzsment segít a leghatékonyabb módon történő szabvány szerinti ellenőrzésben.

A projektmenedzsment alapvető dokumentumai

Mivel már részletesen ismerjük a projektmenedzsment sikerét és annak fontosságát, ismerkedjünk meg a projektmenedzsment sikeréhez elengedhetetlen dokumentumokkal.

1) A projekt üzleti terve

A projekt üzleti tervezete a projekt sikerének egyik legfontosabb dokumentuma. Teljes körű nyilvántartást vezet a projekt összes tevékenységéről és állapotáról. Ez a dokumentum azért készül, hogy az összes projekt költségvetését, (így például a teljes költségét nem), azonban hitelessége révén segít megtalálni az alternatív megoldásokat, abban az esetben, ha szükségessé válik.

Tágabb értelemben előnyös a projektmenedzsment terv kezeléséhez, mivel széles látókörrel rendelkezik a projekt általános előnyeiről és hátrányairól. Nem mellékesen, valamennyire effektív elképzelése lesz a jövőbeli projektek vonatkozásában is.

2) Projektalapító okirat

A projektalapító okirat egyfajta hivatalos projektdokumentáció, amelyet a projektvezető a projekt teljes időtartama alatt használ a munka elindításához. Ez a dokumentum igazán fontos a menedzser számára, mivel ez biztosítja számára a teljes projekt megkezdéséhez és folytatásához szükséges hatásköröket.

Ez írja le legjobban a projekt három legfontosabb elemét, amelyek a projekt felelősségei, célkitűzései és alkalmazási körei. Csak az alapító okirat jóváhagyása után lehet projektet megvalósítani.

A projektalapító okiratot a projektmenedzsment dokumentumok tervezeteként használják a projekt kezdetétől a befejezéséig. Szabadon rendelkezik saját korlátozásokkal és előfeltételezésekkel.

3) Projekt kommunikációs tervek

A projekt kommunikációs terve tartalmazza a célzott üzeneteket, a vállalkozás különböző céljait, a célcsoport igényeit és szükségleteit, a hatékony elérési terveket, a naprakész információkat és még sok más szükséges információt.

Ez az egyik legfontosabb projektdokumentum, amely az érdekeltek és az együttműködők közötti kölcsönös megállapodás után készül. Ez a dokumentum inkább a projekt belső kommunikációjára összpontosít, ami szükség esetén jobb kommunikációs formához vezet.

Ez a kommunikációs terv biztosítja, hogy a megfelelő információkhoz az emberek a megfelelő időpontban, mindenféle gond nélkül hozzáférjenek. Ráadásul az elvégzett kommunikációról nyilvántartás készül, így szükség esetén könnyen nyomon követheti vagy megvizsgálhatja azt.

4) Munkamegosztási struktúra

A munkamegosztási struktúra egy olyan üzleti dokumentum, amely lehetővé teszi, hogy a teljes projektet a követelményeknek megfelelően kisebb összetevőkre bontsa. Ez a dokumentum leginkább olyan nagy projektekhez ajánlott, melyeknek számos lépése van.

A lépésekre bontott eljárással biztosíthatja, hogy sokkal szervezettebb és teljesebb módon valósuljon meg a projekt. De nagyon fontos, hogy a projekt összes feladatát tartalmaznia kell. Így a feladatok lebontásakor azokat egyszerűen ki lehet osztani az egyes felelősöknek.

Ez megkönnyíti a kommunikációt, mivel elkerülhető a félreértés vagy a téves kommunikáció valószínűsége. A feladatokat könnyebben el lehet végezni, és javul a teljesítmény is.

5) A projekt költségvetése

A projekt költségvetése a projekt teljes költségvetésének becslésére és meghatározására szolgál. Tágabb értelemben ez az alapvető fontosságú dokumentum nyilvántartást vezet az összes olyan feladatról és mérföldkőről, amelyet egy adott időn belül teljesíteni kell.

Ezenkívül a projektmenedzsment sikeréhez elengedhetetlen a teljes költségvetési összeg kiszámítása a becsült időszak alapján. Ez a dokumentum lehetővé teszi a menedzser számára, hogy nyomon kövesse a projekt során felhasznált és megtakarított összegeket. Ezenkívül nem csak a büdzsében, hanem abban is segít az adott személynek, hogy mérni tudja a csapat teljes teljesítményét.

A különböző projektgazdák is kapnak projektmenedzsment eszközöket, hogy a projekt költségvetését megfelelő módon készítsék el. Tehát, ha Ön kezdő, akkor is használhatja a projektmenedzsment eszközöket a projektcélok eléréséhez.

6) Projekt ütemterv

A projekt ütemterve a projekt egyik alapvető dokumentuma, amely az összes időszak általános vázlatát tartalmazza.  Az idővel együtt minden, a projektben részt vevő egyén nyilvántartást vezethet a költségekről és az összes erőforrásról, amelyek a projekt minden egyes feladatában részt vesznek.

Így nyomon követheti az általános teljesítményt, és szükség esetén változtatásokat hajthat végre.

Alapvetően háromféle projekt ütemterv létezik. Ezek a következők:

• Fő ütemterv: A fő ütemterv egy olyan ütemterv, amely átfogó összefoglalót tartalmaz mindenről, függetlenül attól, hogy ezek a projekt teljesítendő részei vagy struktúrái, illetve különböző mérföldkövei.

• Mérföldkő ütemterv: A mérföldkő ütemterv gondoskodik arról, hogy minden egyes mérföldkő teljesítéséről részletesebb információt biztosítson. Ez az ütemterv arról is gondoskodik, hogy a munkát meghatározott időn belül elvégezzék.

• Részletes ütemterv: Ez az ütemterv elsősorban minden projekt és csapat számára készül. Egyértelműen összpontosít a határidőkre, erőforrásokra és feladatokra, valamint az idő megfelelő nyomon követésére. Ez az egyik legtisztább és legegyszerűbb ütemterv, amely könnyen érthető mindenféle gond nélkül.

7) RACI-mátrix (Felelősség-allokációs mátrix)

A RACI-mátrix a projektmenedzsment egy olyan dokumentuma, amely négy fontos dokumentumból áll: felelős, elszámoltatható, konzultált és tájékoztatott.

• Felelős: Az a személy, akit egy feladat felelősségével bíztak meg, teljeskörűen kidolgozza a teljes tevékenységet. A felelős személy általában az üzleti elemző, a projektmenedzser és még sok más személy lehet, akiket végrehajtóknak is neveznek.

• Elszámoltatható: Az elszámoltatható személy felelőssége annak biztosítása, hogy a munka megfelelő módon és időben elkészüljön. Az üzlet tulajdonosai, az operatív bizottság és a legfontosabb érdekelt felek a felelősök.

• Konzultált: Konzultált fél az, akitől a visszajelzéseket kapják. Alapvető fontosságú, hogy az eredmény megadása vagy bármilyen döntés meghozatala előtt mindent figyelembe vegyenek az ő szemszögükből.

• Tájékoztatott: Azokat a személyeket, akik nem vesznek részt semmilyen döntéshozatali folyamatban, vagy azokat, akiket folyamatosan tájékoztatnak, tájékozottaknak nevezzük. Őket csak a lényeges megbeszéléseken vagy a projekt demóinak bemutatása során szólítják meg.

Van egy diagram, amely a projektmenedzsment folyamatában minden feladatmátrixot bemutat.

Ezenkívül egyfajta egyértelműséget teremt az érdekelt felek különböző szerepeiről a projekt végrehajtása során. Ez a mátrix gondoskodik arról, hogy a projektben részt vevő különböző felek közötti bizalom erősödjön, amivel sokkal nagyobb átláthatóságot biztosít.

Rendezettebb és szisztematikusabb módon térképezi fel a projekt összes felelősségét és tevékenységét.

8) Változtatási kérelmek kezelése

A módosítási kérelmek kezelése az egyik legfontosabb a projektmenedzsment sikere szempontjából, mivel lehetővé teszi, hogy a követelményekhez igazítsa/megváltoztassa/módosítsa a projekt bizonyos részét vagy rendszerét.

Ez a dokumentum a legjobb, mivel biztosítja a kívánt termék növekedését, miután csökkentette a termék költségeit mindazoktól, amelyek szükségtelenek. Általában tartalmazza a projekt azon személyének nevét, aki a kérést módosítani kívánja.

9) Projekt kockázat menedzsment

A projekt kockázatkezelési dokumentum, segít felkészülni azokra a bizonytalan negatív eseményekre, amelyekkel a teljes projekt megvalósítása során szembe kell néznie. Általában a projekt megkezdése előtt vagy a projekt különböző fázisaiban készül a vezető és a csapattagok közös megegyezésével.

Ennek segítségével elemezheti a kockázatokat és azonosíthatja a szükséges intézkedéseket.

Az ebben a dokumentumban említett részletek szükség szerint és szükség esetén megtekinthetők. Általa megbecsülheti a kockázatok hatását, ami segít abban, hogy a jövőben nehézségek nélkül nézzen szembe a kihívásokkal, miközben a projektet különösebb nehézség nélkül megvalósítja.

10) Intézkedések és problémák nyilvántartása

Míg a kockázatkezelési dokumentum gondoskodik a kockázatok, intézkedések és problémák nyomon követéséről, addig a projekt időtartama alatt ügyeljen arra, hogy az összes eseményt időrendi sorrendben kövesse nyomon. Foglalkozzon az összes olyan problémával, amellyel a csapat a projekt lebonyolítása során szembesül, a válaszlépésekkel és azok végeredményével egyidejűleg.

Tökéletes dokumentumnak minősül, amely az információk közlésére használható a jelentéssel együtt. Ezt a dokumentumot feljegyzésként lehet használni annak biztosítására, hogy minden szükséges beszámolót elvégezzenek a projekt végrehajtása során.

Nemcsak a pozitív oldal, hanem a projektet befolyásoló negatív oldal rögzítésére, nyomon követésére és a végső megoldás megtalálására is használható.

11) Tanulságok levonása

Ezt a dokumentumot a csapattal való találkozót követően a legfontosabb tényezők elemzése céljából készítik el. Ezenkívül összefoglalja és bemutatja mind a projekt pozitív, mind a negatív tapasztalatait.

A kulcsszavakkal való foglalkozással együtt különböző folyamatok jönnek létre. A kulcspontokat a projekt során összegyűjtik, és végül egy sokkal szervezettebb és részletesebb jelentés elkészítéséhez használják.

Összefoglalva:

A projektmenedzsment sikeréhez elengedhetetlen dokumentumok című cikkünk végére értünk. Reméljük, hogy ez a cikk segített Önnek megjegyezni az összes alapvető dokumentumot, amelyek elengedhetetlenek, ha arra készül, hogy projektjét szisztematikusan és szervezetten hajtsa végre.

Ha bármilyen kérdése vagy javaslata van, ossza meg velünk az alábbi megjegyzés rovatban. Nagyon örülnénk, ha visszajelzéseket kapnánk.

A projektmenedzsment sikere nem mindig jön könnyen, ezért győződjön meg róla, hogy minden szükséges lépést megtesz egy projekt végrehajtása során.

Szerzőről: Laura Fields egy magán weboldal tulajdonosa, lelkes blogger. Gondoskodik arról, hogy különböző tartalmakat tegyen közzé, amelyek érdeklik őt. Ő és szakmai csapata különböző csodálatos online esszéíró szolgáltatásokat tanulmányoz, és őszinte visszajelzéseket/értékeléseket/véleményeket ad. Imád olvasni és nagy szenvedélye az írás.