A legjobb dokumentumbekérő modul az Ön számára

A legjobb dokumentumbekérő modul az Ön számára

Írta: Loh Yu Hong, OpenKM USA Kollaborátor, 2022 november 25

Volt már valaha is olyan gyötrő érzése, hogy valami nem stimmel, amikor egy felettes vagy kolléga arra kérte, hogy bizalmas dokumentumokat küldjön neki e-mailben?

 Talán egy belső hang kérdezte, hogy "biztonságos-e csak úgy átküldeni őket?", vagy azért, mert az e-mail nem tűnt biztonságos kommunikációs csatornának a dokumentumok kérésére vagy elküldésére.

 Kiderült, hogy igaza van.

 Naponta több milliárd e-mailt küldenek magánszemélyek és vállalkozások, de alapértelmezés szerint az e-mailek soha nem voltak és nem is lesznek biztonságos csatornák érzékeny adatok küldésére.

Bár a felhasználóknak az e-mailek küldése előtt be kell jelentkezniük a fiókjukba, a fiókjaikból érkező e-mailek nincsenek titkosítva, így az e-mailben küldött információk sebezhetővé válnak a külső támadók általi lehallgatásra.

Ráadásul egyes e-mail szerverek "egyszerű szövegként" tárolják az e-maileket, ami még könnyebbé teszi a hackerek számára, hogy betörjenek a csatornákba és kiszimatolják az információkat.

Translated with DeepLA FinancesOnline szerint egy átlagos ember naponta 121 üzleti e-mailt küld és kap, és a Tessian Research megállapította, hogy az alkalmazottak évente átlagosan 14 rosszindulatú e-mailt kapnak.

Emiatt a vállalkozások számára még fontosabbá vált, hogy a dokumentumok küldésének megbízható vagy legalábbis biztonságos módja legyen.

Mi a jobb módja a bizalmas információk elküldésének?

Itt az OpenKM-nél a vállalkozások és szervezetek számára biztosítjuk az OpenKM Doc Request Modult.

Az OpenKM DOC Request modul lehetővé teszi az OpenKM felhasználói számára, hogy dokumentumokat kérjenek és fogadjanak külső felhasználóktól. Ez különösen hasznos a pénzügyi, oktatási intézmények és más olyan intézmények számára, amelyeknek biztonságos és titkosított módon kell kommunikálniuk a külső ügyfelekkel.

A vállalkozások számára központosított kérési rendszert, biztonságos regisztrációt és a dokumentáció kérések automatikus küldését biztosítja. Ezáltal a vállalkozások számára jobb nyomon követhetőséget biztosít az információk igénylésekor azáltal, hogy az érzékeny dokumentumok kérésekor rögzíti az érintett személy adatait.

Az e-mailekkel ellentétben az OpenKM Doc Request Modul biztosítja, hogy a kért dokumentumok biztonságosak legyenek, mivel a külső felhasználóknak közvetlenül egy fájlba kell feltölteniük a dokumentumokat, nem pedig e-mail szervereken keresztül, ami több hálózaton is áthaladhat, és biztonsági, integrációs és rendelkezésre állási problémáknak teheti ki a felhasználókat.

Az egyik legjelentősebb előnyünk az, hogy az OpenKM Doc Request Modul összevont dokumentációtárolást biztosít, és lehetővé teszi, hogy a dokumentumok azonnal elérhetőek legyenek a folyamatban részt vevő összes szereplő számára.

Míg a dokumentumok e-mailen keresztüli elküldése gyorsan macerássá válhat, ha a szervezet több tagjának kell elküldeni, ami növeli az érzékeny adatok kiszolgáltatottságának kockázatát is.

Hogyan működik az OpenKM Doc Request modul?

Az első lépés egy ügyfélmappa létrehozása az OpenKM-ben. Ezután a mappát és az UUID-t kell másolnunk, és ez lesz a kért és kapott dokumentumok tárolására használva.

Az OpenKM Doc request modulba illesszük be a mappát, az UUID-t, és töltsük ki a vonatkozó információkat, például az ügyfél nevét és e-mail címét. A modul alapértelmezés szerint listázza a leggyakoribb dokumentumtípusokat, amelyek lehetővé teszik az egyes dokumentumok kézi bevitelét.

Ha ez megtörtént, a külső felhasználónak e-mailben küldünk egy kérést, amelyben tájékoztatjuk, hogy az Ön vállalata kéri, hogy töltse fel a dokumentumokat.

A külső felhasználó értesítést kap, amely közli a kérést benyújtó cégvezető nevét, és beleegyezését kell adnia, mielőtt folytathatná a dokumentumok feltöltését.

A külső felhasználók a dokumentumokat a feltöltőablakba történő húzással vagy a dokumentumfájl-választóból történő kiválasztással tölthetik fel.

A dokumentum beküldését követően a külső felhasználó értesítést kap a teljesítésről.

A vállalkozás felelős munkatársa ezután kap egy e-mailt, amely arról tájékoztatja, hogy a dokumentumokat a külső felhasználó elküldte, és készen áll a felülvizsgálatra.

Az OpenKM Doc Request modul előnyei

• Lehetővé teszi a vállalat számára, hogy korlátlan számú külső felhasználóval lépjen kapcsolatba.
• Telepíthető a vállalat belső szerverére vagy az OpenKM Cloud szolgáltatására.
• Biztonságos kommunikáció a külső felhasználók és az Ön szervere között.
• OpenKM alapú központosított dokumentumkezelés.
• Könnyen integrálható az OpenKM környezetébe, beleértve a munkafolyamatokat, automatizálást, cron feladatokat, értesítéseket, metaadatok keresését, OCR-t, kategorizálást stb.
• A vállalati látásmód az ügyfél érzékeny dokumentumainak, elnyerve ügyfelei bizalmát.
• A függőben lévő dokumentumok, a lejárt kérelmek, a teljesített beadványok egyszerű ellenőrzése és az ajánlatok újbóli benyújtásának lehetővé tétele.
• Az alkalmazás testre szabható megjelenése, hogy megfeleljen az Ön vállalati arculatának.

Ha többet szeretne megtudni, lépjen kapcsolatba velünk az respondeokft.@openkm.hu címen, vagy keressen minket más csatornáinkon.

Szerzői életrajz: Loh Yu Hong szingapúri székhelyű szabadúszó író, aki több mint hároméves tapasztalattal rendelkezik a tartalomírás területén. Kiterjedten dolgozott B2B és B2C vállalkozásokkal és marketingügynökségekkel, hogy ismeretterjesztő és magával ragadó SEO-cikkeket hozzon létre a nézettség növelése és ügyféllé történő átalakítása érdekében. Marketinges múltja révén előnye van abban, hogy az informatív tartalmat egyensúlyba hozza