A dokumentumkezelő szoftver és a Microsoft Teams integrációja

A dokumentumkezelő szoftver és a Microsoft Teams integrációja

Írta: Ana Canteli 2022. június 3-án

Napjainkban már számos olyan alkalmazás áll rendelkezésünkre, amelyek garantálják az együttműködést az ügyfelekkel, a felhasználók, alkalmazottak és csapatok között a globalizált és egyre inkább virtualizált valóságban. Kezdetben ezeket talán csak egy újabb kommunikációs csatornának tekintették, mégis mára, népszerűségük miatt vagy kényszerűségből, de egyre többen használják a szakmai életben. Az egyik ilyen együttműködési eszköz a Microsoft Teams.

Az otthoni munkavégzés elterjedése csak tovább növelte jelentőségét és jelenlétét a munkahelyeken, így az MS Teams több szervezet által választott megoldássá vált, rengetegen használják a vállalaton belüli együttműködés javítására, valamint a belső és külső partnerekkel, közigazgatási szereplőkkel történő kommunikációra.

A Teams segítségével a felhasználók javíthatják az együttműködést azáltal, hogy nyomon követhetik a csevegéseket, e-maileket, naptárakat, projekteket stb. Vannak azonban bizonyos korlátai, amelyeket a Microsoft Teams és egy dokumentumkezelési megoldás integrációjával lehet leginkább leküzdeni. A legkézenfekvőbb általában a SharePoint, ami a Microsoft által kínált dokumentumkezelő platform. Az online SharePoint segítségével a Teams felhasználók kezelhetik a leggyakoribb dokumentumtípusokat, mint például a Word, az Excel vagy a Power Point. A Microsoft termékcsalád többi alkalmazásában lehetőség van dokumentumok tárolására, mappák létrehozására, amelyeket végül az online SharePointban tárolnak.

Az MS Teams és a SharePoint közötti munkafolyamat azonban nem folyamatos, mivel nincs kapcsolat a Microsoft SharePoint biztonsági szabályzata és a felhasználók által használt alkalmazások között. Ennek megoldásához integrálni kell a dokumentumkezelési feladatok elvégzéséhez szükséges jogosultságokat.

A Teams-ben megosztott és tárolt információk többsége dokumentum, az alkalmazás pedig számos csatornára van felosztva. Minden kommunikációs csatorna létrehoz egy mappát, amely a Microsoft SharePoint dokumentumtárához kapcsolódik, ide vezet a Teams Fájlok gombja. A böngészési élmény hiánya megnehezíti az integrált dokumentumtár megjelenítését és a dokumentumok azon halmazának megértését, amellyel a felhasználók egy csoportjának dolgoznia kell, ami olyan hibákhoz vezethet, mint például a dokumentumok duplikálása vagy a releváns információk elvesztése. Valójában az egyes dokumentumkezelő szakértők szerint a Microsoft Teams egyik legfőbb hiányossága az információk keresése és megtalálása során nyújtott gyenge teljesítmény.

Az MS Teams és a Microsoft SharePoint együttes használatának másik hátránya, hogy az archiválási és megőrzési szabályzat a Microsoft Office 365 összes alkalmazására kiterjed. Ez azt jelenti, hogy az archiválási terv korlátainak leküzdéséhez a szervezetnek egy másik alkalmazással való integrációra van szüksége a probléma megoldásához. De a legnagyobb kihívás, amellyel a végfelhasználó szembesül, az, hogy nem tudja, hogyan viselkedjen az egyre kifinomultabb munkakörnyezetben: Mikor kell új csapatot létrehozni? Mikor elég egy Teams kommunikációs csatorna? Nyilvános vagy privát legyen? Milyen dokumentumokat lehet tárolni a Teams-ben? Mi történik az információs fájlokkal és az érzékeny adatokkal?

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver a Microsoft Teams-el integrálva megoldja ezeket a hátrányokat

A dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi bármilyen típusú fájl online szerkesztését, nem csak a Microsoft Office csomaghoz tartozókat. Az OpenKM Live Edit rendszerének köszönhetően a fájl kiterjesztése nem jelent korlátozást. Az OpenKM verziókezelő rendszere megakadályozza a dokumentumok megkettőzését és elvesztését. Az előfizetéses szolgáltatás pedig az OpenKM-ben meghatározott kommunikációs csatornák tökéletes működését biztosítja.

Másrészt, ha egyidejű szerkesztést szeretne használni, az OpenKM Online Editor lehetővé teszi a fájlok online szerkesztését, még a Teams-ben szervezett értekezletek során is.

Az OpenKM biztonsági szabályzata a szervezet teljes dokumentumtárára vonatkozik. Sok vállalat az OpenKM-et választja, hogy egyetlen platformon központosítsa összes tartalmát; így a szervezet – egyéb előnyök mellett – tényleg naprakész azzal kapcsolatban, hogy milyen információkkal rendelkezik, azok hol vannak, ki férhet hozzá, és milyen feltételekkel. Az OpenKM dokumentumkezelő rendszer alapkivitelben kínálja az Active Directory -val vagy az LDAP -val való integrációt, így, ha a vállalat már rendelkezik azokban az alkalmazásokban meghatározott hozzáférési szabályzattal, akkor nem kell megkettőznie azt a dokumentumkezelőben.

Az OpenKM másik előnye a személyre szabott automatikus feladatok létrehozásának lehetősége. Például, ha a felhasználók egy csoportja megbeszélést indít az MS Teams-ben, akkor az OpenKM-ben megadhatjuk azt az útvonalat, amelyen a munkacsoport által készített összes dokumentáció tárolva lesz. A biztonság meghatározása az OpenKM részletes szintjén lehetővé teszi a felhasználó dokumentumkezelési élményének meghatározását. Belső vagy külső felhasználók számára engedélyezhetjük a hozzáférést, írásvédett módban, szerkesztési joggal (mappákon, almappákon, vagy csak meghatározott fájlokon), központi biztonsági frissítési jogosultsággal - mappa, rekord, e-mail, dokumentum - törlés stb.

Az OpenKM egyik legjelentősebb előnye a felhasználók számára biztosított hatékony keresési lehetőség. Az OpenKM nagy teljesítményű keresőmotorja lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bármilyen információt megtaláljanak számos tényező alapján: szövegrészletek, kulcsszavak, kategóriák, metaadatok stb. A dokumentumkezelő keresőmotorja hozzáférést biztosít a tartalomhoz kapcsolódó összes információhoz: jegyzetek, metaadatok, előzmények, auditálás és más tartalmakkal való kapcsolatok; még azt is láthatjuk, hogy az adott fájl egy munkafolyamat része-e. Az OpenKM tartalmaz egy munkafolyamat-motort, amely képes kezelni a legösszetettebb munkafolyamatokat, amelyek bármely Teams-ben végrehajtott projekt részét képezhetik. A keresési feladatokat megkönnyíthetjük azzal is, hogy "tárolt kereséseket" hozhatunk létre a leggyakoribb lekérdezésekre általános szinten vagy akár egy listát személyes szinten. Az OpenKM egyéb funkciói, mint például a jelentések vagy a kereső agent-ek egy dokumentációs esemény bekövetkezésekor a felhasználók számára érdekes információkat szolgáltatnak.

Emelje ki azt a fájltervet is, amelyet a vállalat az OpenKM segítségével megvalósíthat. A dokumentumkezelő rendszer tartalmaz egy archiválási modult, amely lehetővé teszi a szervezet számára, hogy meghatározza azt az archiválási, kiürítési vagy végső selejtezési szabályzatot, amely a legjobban megfelel a vonatkozó előírásoknak vagy törvényeknek. Az archiválási terv nagy segítséget jelent a megfelelőség és az információk irányításának megkönnyítésében a vállalaton belül.

A felhasználók megfelelő tájékoztatása érdekében a működési útmutatókról és a vállalat dokumentumkezelési tervéről az OpenKM az OpenKM Academy online képzési platformot biztosítja, amely megkönnyíti a felhasználók számára a dokumentumkezelő szoftverek használatát a mindennapi tevékenységeik során. Ne feledje, hogy a felhasználók számára nehézkes lehet alkalmazást alkalmazás után megnyitni, hogy megtalálják a szükséges információkat. Így azzal, hogy az OpenKM-et globális munkaplatformként kínáljuk nekik, biztonságot és megbízhatóságot nyújtunk nekik, amelyre szükségük van feladataik teljesítéséhez.

Amennyiben bővebb tájékoztatásra van szüksége az OpenKM és az MS Teams integrációjáról, keressen minket elérhetőségeink egyikén.