A dokumentumkezelés gyakori kihívásainak leküzdése

A dokumentumkezelés gyakori kihívásainak leküzdése

Írta: Ana Canteli 2022. szeptember 19-én

Legyünk őszinték, az információk kezelése nem könnyű. Ez nem egy olyan képesség, amivel születésünkkor rendelkezünk. Ez a gyakorlat által finomított művészet; az általunk megszerzett tapasztalat a hibák elkövetésén, a kijavításon és a tettekből való tanuláson alapul. Amikor az általunk kezelt információkról van szó, a történet nem változik. Talán a fogalom kevésbé lesz elvont, konkrétabbá válik, és így könnyebben megközelíthetővé. De ez nem jelenti azt, hogy a problémák eltűnnek. Amint az ember létrehoz egy dokumentumot, számos probléma jelenik meg.

Az információk megőrzése például a múltban és még most is kihívást jelent. Nap mint nap egyre többen beszélnek a digitális megőrzésről, ami minden előnyével együtt egy nagyon érdekes alternatíva, amit bármely szervezet történelmi archívumának és múltjának megőrzése érekében kínálhat. A digitális dokumentumokhoz való hozzáférés közvetlenül érinti a fizikai másolatok védelmét, amelyek a ritka esetektől eltekintve többé nem lesznek kitéve a manuális dokumentumkezelési folyamatoknak. Az eredeti iratokat a szükséges biztonsági feltételek mellett megfelelő védelemmel ellátva fogják megőrizni.

A digitális megőrzés bármilyen méretű vállalat számára vonzó lehetőség, különösen a bevált gyakorlatokat alkalmazó szakemberek számára. A digitális megőrzés új fogalomnak tűnik; ez nem kezdetben lesz majd igaz, hanem akkor, amikor más tárolási formátumok jobb megoldásokat kínálnak.

Az információvesztés kockázata pusztán a formátum elavultságából és az olvasáshoz rendelkezésre álló technológiából adódik. A papíralapú dokumentáció digitalizálása bizonyos problémákra megoldást jelenthet, de ez hátrányokkal is párosulhat.

Mindenesetre, mivel az információs társadalom egy olyan hajó, amelynek mind utasai vagyunk, így akár tetszik, akár nem, de meg kell vizsgálnunk, hogy számunkra melyik a legjobb dokumentumkezelési stratégia.

Korábban csak a nagyvállalatok vagy közintézmények engedhették meg maguknak a dokumentumkezelő szoftvereket, hogy tartalmaikat minden tekintetben megbízhatóan kezelhessék. Sok vállalat, különösen a kis- és középvállalkozások, nem professzionális alkalmazásokkal kezelik dokumentumaikat. Az olyan e-mail kliensek dokumentumkezelő bővítményei, mint a Gmail vagy a Dropbox azért vonzóak, mert hozzáférhetőek és közismertek, így a nagy többség megbízható alkalmazásnak tekinti őket.

Ezeket a szolgáltatásokat azonban alaposan fel kell mérni, különösen a dokumentumkezelés terén. Előfordulhat, hogy nem elég megbízhatóak ahhoz, hogy biztosítsák azt a jogi védelmet, amelyre egy vállalatnak szüksége van, a személyes adatok, a kritikus vagy érzékeny információk és egyéb megfontolások miatt.

Az OpenKM dokumentumkezelő szoftver minden szükséges funkciót biztosít a vállalatok számára, hogy megfeleljenek az összes előírásnak és megfelelési követelménynek. Szoftverünk bármilyen típusú adattartalommal működik, beleértve az iratokat, irodai dokumentumokat, e-maileket, hangfájlokat, videókat és az AutoCAD-et is. A rendszer egyik előnye, hogy ezeknek a fájlkiterjesztéseknek nincsenek korlátai. A program kiterjesztések széles skáláját tudja kezelni, amelyeket a rendszergazda saját belátása szerint kezelhet, és frissíthet, ha új formátumok jelennek meg.

Költséghatékony és sokoldalú dokumentumkezelési megoldás. Szoftverként, mint szolgáltatás (SaaS) és házon belüli szerverváltozatként is elérhető, amely esetben a szoftvert állandó licenccel kell megvásárolni.

A nyomtatási költségek, valamint a digitális és papíralapú másolatok jobban ellenőrizhetők az elektronikus dokumentumkezelő szoftverek telepítésével. A dokumentumkezelő rendszer megkönnyítheti az együttműködést az alkalmazottak, az ügyfelek, a beszállítók, a hatóságok és az érdekcsoportok között. Másrészt, ha nem alkalmaznak megfelelő biztonsági politikát, a meglévő problémák gyorsabban megsokszorozódhatnak.

Ebből a szempontból az OpenKM tartalmazza azokat az eszközöket, amelyekkel szilárd hozzáférési politikát alkalmazhat a dokumentumok biztonságának garantálása és ezáltal a szervezet mindenkori védelme érdekében.

Mivel az ilyen kérdések kezelése bonyolulttá válhat, az OpenKM a felhasználók igényeitől függően különböző képzéseket kínál: Adminisztratív, tanácsadói, munkafolyamatokkal kapcsolatos vagy végfelhasználói. Az OpenKM Academy oldalon ingyenesen elérhető a bevezető tanfolyam.

Az OpenKM munkatársai és a globális partnerhálózat éjjel-nappal rendelkezésre állnak, hogy ingyenes online bemutatót kínáljanak Önnek, amely során lehetősége van feltenni kérdéseit is.

A dokumentumkezelés másik kihívása a folyamatirányítás. Az OpenKM az automatizmusok, a munkafolyamat-motorok vagy akár a modulok jelenlétének köszönhetően drámaian megkönnyíti a dokumentumplatform kiterjesztését, ahol a vállalatnak szüksége van rá. Az OpenKM segítségével gyorsan megvalósíthatja a dokumentumok jóváhagyási, felülvizsgálati és verziókezelési folyamatait. Szoftverünk a vállalat jelenlegi és jövőbeni dokumentációs valóságához is igazítható. Továbbá az OpenKM Dev eszközkészletével a szervezetek létrehozhatják üzleti alkalmazásaikat. Ha rendelkezik a szükséges belső erőforrásokkal, az átfogó szoftverdokumentáció lehetővé teszi az önálló fejlesztést. Konzultációs és testreszabási szolgáltatásaink révén ezt az OpenKM fejlesztői elvégezhetik Ön helyett.

Lépjen kapcsolatba velünk, hogy megtudja, hogyan segíthet az elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumok mindennapi kezelése során felmerülő problémák leküzdésében.