A dokumentumkezelés fontossága minden vállalkozás számára

A dokumentumkezelés fontossága minden vállalkozás számára

Írta Nancy Howard 2022. február 4-én

A dokumentumkezelő rendszerek már közel fél évszázada léteznek, mégis sok vállalkozás még mindig nincs tisztában azok előnyeivel. A dokumentumkezelő szoftverek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy a papíralapú dokumentációról áttérjenek a dokumentumok biztonságos digitális tárolására és kezelésére.

A dokumentumkezelés előnyeinek listája azonban nem áll meg itt. Ha szeretnél többet megtudni a dokumentumkezelési megoldások fontosságáról, és arról, hogy hogyan kezdheted el használni ezeket a rendszereket saját üzletmeneted folytonosságának javítása érdekében, akkor olvass tovább!

#1 Kötelező jogi megfelelés

A kötelező jogi megfelelőséget viszonylag kevesen szokták kiemelni, amikor a dokumentumkezelő rendszerek előnyeiről van szó, pedig egész könnyedén elérhető vele. Minden fontos üzleti információ tárolható és kezelhető egy dokumentumkezelő rendszerben, miközben megfelel az összes vonatkozó törvénynek és előírásnak. Ráadásul az így tárolt dokumentumokhoz a hozzáféréseket is korlátozhatjuk, ami lehetővé teszi, hogy csökkentsük az adatvédelem megsértéséből- és a nem megfelelő adatkezelésből fakadó kockázatokat.

Sokkal egyszerűbb beállítani a rendszert, hogy egy bizonyos módon működjön, majd az összes dokumentumot rendszerezze, ahelyett, hogy ezt minden új dokumentum esetében külön-külön tennéd meg.

# 2 Jobb szervezés

Mint fentebb említettük, a dokumentumok rendszerezése sokkal egyszerűbb a dokumentumkezelő rendszerekkel. A digitális fájlok ugyanis gyorsan összeadódhatnak, és fárasztóvá válhat a megfelelő rendszerezésük és kategorizálásuk, hasonlóan a papíralapú dokumentumokhoz. A dokumentumkezelő szoftver azonban megoldja ezt a problémát.

Az iratok tárolása úgy optimalizálható, hogy az a Te egyedi igényeidhez illeszkedjen. Akár nagy vállalkozásról, akár egy kis kezdő vállalkozásról van szó, a rendszer úgy állítható be, hogy kifejezetten a Te vállalkozásodhoz illeszkedjen, miközben minden információ könnyen elérhetővé válik számodra és a csapatod számára.

#3 Okosabb helykihasználás

A jobb szervezés mellett a felhőalapú tárolás általában azt is jelenti, hogy okosabban fogod használni a tárhelyet. A dokumentumkezelő rendszerrel létrehozott tudásközpont lehetővé teszi, hogy szinte végtelen hely álljon rendelkezésedre az adatok tárolására.

Még ha már volt is némi tapasztalatod az olyan ingyenes eszközökkel, mint a Dropbox vagy a Google Drive, meg fogsz lepődni, hogy egyes dokumentumkezelő rendszerekkel mennyi helyet kaphatsz a fájlok tárolására.

#4 Több időt takaríthatsz meg

Az új digitális tárolási lehetőségek segítségével, amelyekkel mostantól rendelkezni fogsz, lenyűgöző mennyiségű időt takaríthatsz meg. Nemcsak a munkafolyamataid lesznek áramvonalasabbak, hanem az automatizálással is sok időt megtakaríthatsz.

Tim Brooks, a legjobb esszéíró szolgáltatás véleményező oldal szakértője kifejti: „Úgy gondolom, hogy az automatizálást nem említik eleget a dokumentumkezelésről szóló vitákban. A munkafolyamatok automatizálása elengedhetetlen a jobb üzleti eredményekhez, és a dokumentumkezelési megoldások nagyban hozzájárulnak ehhez.”

#5 Optimalizált menedzsment

Ahogy korábban említettük, a dokumentumkezelő rendszerek a menedzsment optimalizálásának új szintű lehetőségeit biztosítják. Sajnos sok vállalkozás még mindig különféle örökölt rendszereket használ, ami megakadályozza, hogy az optimalizálás révén jobb eredményeket érjenek el.

Következésképpen, egy dokumentumkezelő rendszer alkalmazása nagyszerű megoldást jelenthet számos ilyen jellegű, kapcsolódó problémára. A fejlett dokumentumkezelés számos testreszabási lehetőséget kínál, amelyek még tovább optimalizálják a munkafolyamatokat, és lehetővé teszik, hogy naprakész legyen a legújabb technológiai fejlesztésekkel.

#6 Fokozott teljesítmény

A teljesítmény növekedése a jó dokumentumkezelés halmozott, de közvetett hatása. Többek között a gyorsabb dokumentum szkennelés, a dokumentumok egyszerűbb kategorizálása és indexelése, valamint a pontosabb adatelemzés révén nyilvánvaló, hogy a termelékenység növekedni fog, amint elkedessz egy dokumentumkezelési megoldást használni.

Alapvető fontosságú, hogy megtanítsd jelenlegi alkalmazottaidat egy dokumentumkezelő rendszer használatára, majd képezz ki minden új alkalmazottat, aki a vállalathoz érkezik. Így mindenki egy oldalon fog állni, és a csapatmunka révén még produktívabbá is válik.

#7 Fejlett biztonság

Mivel a dokumentumkezelő rendszerek lehetővé teszik, hogy beállítsd az egyes felhasználók számára a kívánt hozzáférési szinteket, a biztonság szintjét egyszerűen tarthatod elég magasan ahhoz, hogy ne legyenek kiszivárgások vagy jogsértések. Másrészről a dokumentumkezelési megoldások fejlett biztonságot is nyújthatnak Neked minden egyes elektronikus dokumentumhoz, amellyel rendelkezel.

Mindenekelőtt az összes tervezett adatmentés automatizálható, miközben a biztonsági mentés és a katasztrófa utáni helyreállítás egyszerűvé válik. Hasonlóképpen, a megmaradt adatok és fájlok biztonságos megsemmisítését is biztosíthatod.

#8 Minőségi ügyfélszolgálat

Érdekes módon egy dokumentumkezelő rendszer segíthet abban is, hogy a saját digitális levelezőszobádat úgy alakítsd ki, hogy minőségi ügyfélkiszolgálást tudjon nyújtani. Minden ügyféladat jobban tárolható és kezelhető, ezáltal a legjobb élményt nyújthatod ügyfeleinek.

Például, ha egy adott időpontban egy ügyfelednek segítségre lehet szüksége a disszertációja  megírásához, akkor feltételezheted, hogy a jövőben is szüksége lesz írásbeli szolgáltatásokra. Korábbi megrendeléseiket tárolhatod a rendszeredben, majd lekérdezheted őket, hogy személyre szabott vásárlási élményt nyújts a vállalkozásoddal való jövőbeli interakcióik során.

#9 Zökkenőmentes integráció

Bár ez nem tűnik különösen fontos szempontnak, mégis számos dokumentumkezelő rendszer kínálja ezt az előnyt. Az ilyen programok képesek zökkenőmentesen integrálódni a már használt szoftverekkel és eszközökkel.

A jelenleg használt CRM-től kezdve a most kipróbálandó új digitális eszközökig, egyelőre sok dokumentumkezelő rendszer képes úgy együttműködni az alkalmazásokkal és programokkal, hogy azok teljesítményét maximalizálja.

#10 Fokozott együttműködés

Végül, de nem utolsó sorban, a dokumentumkezelő rendszerek segítenek javítani a csapatok közötti és a csapatokon belüli együttműködés szintjét. Az együttműködés és a csapatmunka minden sikeres vállalkozás alapja, ezért a dokumentumkezelésnek ez az aspektusa nagyon fontos.

A dokumentumok könnyebben elérhetők és megoszthatók, a korábbi verziók tárolása pedig lehetővé teszi a csapatok számára, hogy visszalépjenek egy korábbi verzióra, ha jelentős hibát követnek el, anélkül, hogy sok időt vagy energiát veszítenének. Ez valóban egy „csodamegoldás” sok problémára.

Következtetés

Mindent egybevetve, számos különböző kezelési megoldás létezik az üzleti dokumentumaid számára, ezért próbáld megvizsgálni a különböző lehetőségeket, mielőtt eldöntöd, hogy melyik a legjobb a számodra. Egyszerűsítsd dokumentumkezelési folyamataidat és egyéb üzleti műveleteidet egy megfelelő dokumentumkezelő rendszer segítségével.

A szerző életrajza: Nancy P. Howard írásszakértőként dolgozik a photoretouchingservices.net kiszervezésénél. Emellett professzionális író olyan témákban, mint a blogolás, az IT és a HR. Szeret utazni, fényképezni, és mindig szívesen találkozik új emberekkel.