A DMS rendszer bevezetésének módszertana

A DMS rendszer bevezetésének módszertana

Írta Ana Canteli 2022. március 18

Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése a vállalatodnál hatalmas lépés. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozásod éppen növekedési szakaszban jár, vagyis egyre több információt és dokumentációt generál. Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése segít abban, hogy a vállalkozásod hatékonyabbá, eredményesebbé és szervezettebbé váljon, és ezáltal felkészültebben nézhetsz szembe a jövőbeni kihívásokkal és változásokkal.

 A papíralapú dokumentumkezelésről a papírmentes irodára való áttérés nagy kihívásnak tűnhet, különösen akkor, ha nem vagy jártas a modern dokumentumkezelési megoldásokat illetően. Ha van némi tapasztalatod az ilyen jellegű rendszerekkel, akkor az segíthet abban, hogy a lehető legtöbbet hozd ki a kiválasztott szoftvermegoldásból, de ha nincs, az sem jelent leküzdhetetlen akadályt. Egy megbízható dokumentumkezelő rendszer bevezetésével bármelyik vállalat jelentős megtérülést (ROI) érhet el, természetesen ehhez nem árt felismerni a best practiseket és egy megbízható bevezetési stratégiát, módszertant kidolgozni.

Előkészítési szakasz

A kiválasztott dokumentumkezelési megoldástól függetlenül a vállalatodnak mindig figyelembe kell vennie, hogy mi lesz a felhasználás célja. Meg kell határoznod, hogy milyen problémákat szeretnél megoldani, és ez milyen szoftverfunkciókat igényel. Ha ismered ezeket a részleteket, akkor a dokumentumkezelő szolgáltató a termékét ezen szempontok és követelmények alapján tudja bemutatni neked.

Valószínűleg egyéb technikai szintű információkat is meg fog kérdezni, mint például a tervezett felhasználók számát, a kezdeti adattár méretét, az óránként, naponta, hetente, havonta és évente létrehozott és kezelt dokumentumok mennyiségét. Ezek az információk segítenek a számodra leginkább megfelelő megoldás típusának és a rendszer méretének meghatározásában. A felhőalapú megoldás általában olyan kisvállalkozások számára célravezető, akiknek nincs saját műszaki csapatuk és saját szerverük. Ez a megoldás ugyanis egy adott áron elérhetővé teszi a dokumentumkezelő szoftver használatát, az alkalmazás bérlését a tárhelyigénnyel együtt, a technikai segítségnyújtást, a biztonsági másolatok kezelését és tárhely karbantartását stb.

Közép- és nagyvállalatok számára, ahol jelentősen több felhasználó dolgozik, nagyobb adattárigénnyel rendelkezik, ott általában kifizetődőbb a szoftver egyszeri (földi) telepítésű változata. Az ilyen jellegű vállalatok általában rendelkeznek saját technikai csapattal, szerverekkel és a dokumentumok befogádására alkalmas tárhelymérettel. Ilyen jellegű megoldás esetén maguk dönthetnek a biztonsági mentési politikáról is.

Lehetőség van hibrid megoldások telepítésére is. Elsősorban olyan szervezetek számára tervezték, amelyek egyszerre dolgoznak felhős, és földi szoftverkörnyezetben. A választott dokumentumkezelő szolgáltató technikai csapatának szakértelmétől függően a Te igényeidnek leginkább megfelelő opciót fogják felkínálni. Néha előfordul az is, hogy valaki egy felhőalapú telepítéssel kezd, majd áttér a földi telepítésű szoftverkörnyezetre, ahol szüksége lesz némi támogatásra a harmadik féltől származó alkalmazásokkal való integrációval kapcsolatban.

Mielőtt végleg döntést hozol, fontos hogy a dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor ismerd a végső ajánlatban szereplő termékek és szolgáltatások pontos listáját.

Ebben a cikkünkben nagy vonalakban bemutatjuk az OpenKM bevezetési folyamatát. Ugyanakkor fontos megjegyeznünk, hogy minden telepítés egyedi, mivel minden szervezetnek megvannak a maga sajátos igényei és jellemzői!

Telepítési szakasz

A telepítési szolgáltatás mindig az ajánlat részét képezi. Ezáltal nem kell azon aggódnod, hogy a műszaki csapatod felkészült-e erre a feladatra vagy sem. Ha szeretnék a telepítési folyamatot megtekinthetik. A professzionális földi telepítésű megoldásban, azaz, ahol a Te szervereidre kerül telepítésre a dokumentumkezelő rendszer, a következő szolgáltatásokat biztosítjuk:

Alap szolgáltatások:

• Dokumentumkezelő rendszer szolgáltatásként konfigurálva.
• Dokumentumok előnézeti képének megjelenítése.
• Segítség a biztonsági mentések konfigurálásához.
• Email funkció szolgáltatásként.
• Email értesítő és feliratkozási szolgáltatás.
• OCR (Tesseract).
• SSL (secure extranet).
• Vírusellenőrzés.
• Integráció az Active Directoryval ( LDAP ).
• Személyre szabott felület à Saját logó használata.

Szakértői támogatás tartalma (igénylés esetén):

• Igény szerinti teljesítményelemzés.
• Tárhely integritás ellenőrzés.
• Felhasználói felület teljesítményének elemzése.
• Keresőmotor teljesítményelemzés.
• Szabad merevlemezterület és biztonsági mentések.
• Biztonsági mentések naplózása.
• Továbbá: közvetlen kapcsolat a rendszerfejlesztő munkatársakkal. Garantált válaszidő bármilyen incidensre és teljes hozzáférés az OpenKM dokumentációhoz.

Felhős szolgáltatásunk tartalmazza az alábbiakat is:

Technikai szolgáltatások:

• MySQL adatbázis.
• Saját aldomain.
• Inkrementális biztonsági mentés.
• Email szolgáltatás.
• Dokumentumok előnézetének megjelenítése.
• OCR (Cuneiform vagy Tesseract).
• SSL (secure extranet).
• Vírusfelügyelet.
• Alkalmazás személyre szabása à Saját logó használata.
• Professzionális szakmai támogatás.

A tárhellyel kapcsolatos általános információk:

• 440 GB sávszélesség.
• Redundáns hálózat.
• Juniper útválasztó technológia.
• 100% kapcsolt hálózat, nincs ütközési tartomány.
• Nagy sebességű hozzáférés az Internetes Uplinkekhez.
• 24/7 felügyelet.
• Minimális hálózati rendelkezésre állás 99%.

A telepítési fázis meglehetősen rövid, ugyanis akár 2 óra alatt rendelkezésedre állhat egy standard telepített dokumentumkezelő rendszer. A telepítési fázis a telepítési jelentéssel zárul.

Képzési szakasz

Ebben a fázisban a dokumentumkezelő rendszer funkcióit, célját és használatának módját ismertetjük meg a felhasználókkal.

A képzések megkezdésének, nyomon követésének, a célok elérésének és befejezésének megkönnyítése érdekében hoztuk létre az OpenKM Akadémiát, amelyen megtalálható a dokumentumkezelő rendszer teljes képzési kínálata. A képzéseket a felhasználók céljának megfelelően alakítottuk ki, ezért külön kurzust kínálunk a:

• végfelhasználók,
• adminisztrátorok,
• konzultánsok,
• és folyamatépítők számára.

Természetesen mindig van lehetőség személyre szabott képzés igénylésére is.

A képzési fázis végén a sikeres vizsgát tett felhasználók megkapják a kézikönyvet, illetve az oklevelet, amely tanúsítja, hogy megfeleltek a képzés követelményeinek.

Személyre szabás

Bár előfordulhat, hogy a telepítés és egy részletes oktatást követően úgy döntessz, hogy a saját IT csapatod fogja beállítani a dokumentumkezelő rendszert az elvárásaidnak megfelelően, az is előfordulhat – különösen akkor, ha nincs saját szakmai csapatod, vagy tapasztalatod a DMS-ekkel kapcsolatban – hogy a dokumentumkezelő rendszer testre szabása ijesztő feladat lehet. Éppen ezért, az OpenKM-nél szakmai és tanácsadási szolgáltatásokat is biztosítunk, azaz segítünk testre szabni a megoldásodat. Ez bármikor elvégezhető. Előfordulhat, hogy egy ideig az alapkonfigurációval szeretnél dolgozni, később viszont úgy döntessz fejlettebb megoldásra van szükséged.

Személyre szabás lépései:

• Felhasználói lista kialakítása.
• Szerepkörök meghatározása.
• Taxonómia definiálása: mappák, akták, emailek, dokumentumok.
• Biztonsági szabályzat meghatározása: olvasási, írási, törlési, letöltési stb. jogosultságok definiálása, granuláris, egyéni és szerepkörök szintjén.
• Kategóriák definiálása.
• Sablonok meghatározása: dokumentum, mappa, akta.
• Kezdeti tömeges importálás (ha szükséges).
• Automatizmusok azonosítása és leírása.
• Munkafolyamatok azonosítása és meghatározása.
• E-mail archiválás konfigurálása.
• Jelentések.

Ezeket az igényeket az ügyféllel folytatott megbeszélések során tárjuk fel. Ezután specifikációt készítünk, majd a projekt során felmerülő feladatokról szóló dokumentumot átnyújtjuk az ügyfélnek jóváhagyásra. Ez tartalmazza a követelményeket, az ütemtervet és a költségvetést. Természetesen további follow-up meetingek követik a megállapodást.

Szakértői támogatás

A szakértői támogatás igénybevétele egy opcionális lehetőség az OpenKM-nél, mindazonáltal erősen ajánlott. Azok az ügyfelek ugyanis, akik igénybe veszik ezt a szolgáltatást, egy támogatást nyújtó felületen keresztül jelenthetik be az incidenseket, melynek előnye, hogy grantálja a szerződésben meghatározott válasz- és reakcióidőket. Az OpenKM szakértői csapatának tagjai között a szoftver alkotói is jelen vannak, biztosítva ezzel a legmélyebb szakértői tudást is.

Ezentúl, ahogy azt már korábban említettük, a szolgáltatás igénybevételével korlátlan hozzáférést biztosítunk a dokumentációkhoz, illetve a dokumentumkezelő platform fejlesztőivel való közvetlen kapcsolattartást is elérhetővé tesszük.