7 módszer a dokumentumkezelés javítására és a teljesítmény megduplázására

7 módszer a dokumentumkezelés javítására és a teljesítmény megduplázására

Írta Nancy Howard 2021. november 5-én

 Ami a belső kommunikációt és a fájlkezelést illeti, sok vállalat hajlamos a „nyilvánvaló” és az „egyszerű” utakat választani. Az alapvető fájltárolást választják: mindent irodai számítógépekre vagy laptokokra mentenek, és külső eszközöket, például merevlemezeket és USB-ket használnak az információk tárolására és átvitelére.

Létezik azonban egy sokkal jobb módszer a dokumentumkezelési stratégia fejlesztésére, és ezzel párhuzamosan a jobb tudásmenedzsment közvetlen eredményeként a munkahelyi teljesítmény növelésére. Ezért összegyűjtöttük Önnek, hogy mit kell tudnia a dokumentumkezelésről, valamint arról, hogyan javíthatja, és duplázhatja meg a teljesítményét.

Mi az a dokumentumkezelő rendszer?

A dokumentumkezelő rendszer (DMS) egy olyan program, amely automatizálja a dokumentumok és fájlok tárolását és kezelését. A DMS segítségével rendszerezheti és címkézheti dokumentumait, majd biztonságos és védett környezetben tárolhatja azokat. Lehetővé teszi a dokumentumok egyszerűbb kezelését is, például segít a digitalizálási folyamatban.

A legtöbb DMS a felhőben tárolja az adatokat, így sokkal kisebb a kockázata az adatvesztésnek vagy, hogy illetéktelenek hozzáférjenek az adatokhoz. A dokumentumkezelő rendszerek használatának előnyei azonban itt nem érnek véget:

• Dokumentumok egyszerű keresése: Hihetetlenül egyszerű a szükséges dokumentumok keresése és elérése. Amikor fájljait a DMS-ben rendezi, fel kell címkéznie az összes releváns információt, amely később lehetővé teszi a keresést.

• Jobb együttműködés: A projektmenedzsment sokkal könnyebbé válik a fejlett együttműködési funkcióknak köszönhetően. Nem kell többé másolatot készítenie egy dokumentumról, mert a csapat minden tagja hozzáférhet az eredetihez a DMS-en keresztül.

• Automatikus beállítás: A dokumentumok visszakeresése egyszerűvé válik, ha DMS-t használ. Egy alkalmazott automatikusan rendszerezheti a hozzáadott dokumentumokat, míg egy másik alkalmazott később hozzáférhet azokhoz.

• Gyorsabb folyamatvégrehajtás: A manuális dokumentumkezelés rendkívül lassú és fárasztó lehet. Bármilyen aláírás, jóváhagyás stb. rengeteg időt vesz igénybe. Ha DMS-t használ, akkor ezek az eljárások automatizálhatók, felgyorsítva ezzel a folyamatot.

• Rövidebb ellenőrzési idő: A DMS messze a legjobb megoldás a jogi dokumentumok nyomon követésére és kezelésére. A fejlett dokumentumkezelő szoftver segít Önnek naprakészen tartania minden kötelezettségét, és biztosítja a vonatkozó előírások maradéktalan betartását.

A DMS nagyszerű megoldásnak tűnik a vállalati tudásbázisuk kezelésével küzdő cégtulajdonosok számára. Ugyanakkor, egy tartalomkezelő is profitálhat az ilyen irányítási rendszerek használatából. Ennek ellenére, érdemes megérteni és megtanulni, hogyan kell helyesen használni egy dokumentumkezelő rendszert – és hogyan hozhatja ki belőle a legtöbbet.

Válassza ki vagy frissítse szoftverét

Ha már valamennyire használ DMS-t, érdemes frissíteni, vagy akár teljesen más programot választani helyette. Ha nem használ DMS-t, akkor itt az ideje, hogy elkezdje. A legtöbb DMS program hasonló funkciókkal rendelkezik, de vannak fejlettebb verziók is, amelyek még egyszerűbbé teszik a dokumentumkezelést.

Gondoljon vállalata igényeire, amikor kiválasztja a vállalkozása számára megfelelő DMS-t. Miután kiválasztotta, fontos, hogy tájékoztassa csapatát a vállalatát érintő változásokról. Meg kell tanítania alkalmazottait a szoftver használatára, de próbáljon meg lassan haladni, és ne kényszerítse őket az azonnali átállásra.

Válasszon ki egy rendszergazdát

Az adminisztrátor kiválasztása és kinevezése az egyik legfontosabb feladat a dokumentumkezelő rendszer implementálása során, ugyanis általa csökkentheti a rendszer irányítására fordított időt. Ő biztosítja, hogy ne legyenek ismétlődések, és az információk naprakészségét.

Ezen túlmenően, egy adminisztrátor segíthet a csapattagoknak is, a rendszer használatára vonatkozó oktatásban. Ha a jövőben problémák adódnának, az adminisztrátorhoz fordulhatnak segítségért és útmutatásért. Keressen egy tapasztalt rendszergazdát, aki ismeri az Ön által választott DMS működésének minden részletét.

Javítsa címkézési stratégiáját

Ha már használ DMS-t, akkor itt az ideje javítani címkézési stratégiáján. Ha még csak most kezdi, döntő fontosságú, hogy meghatározza a címkézési stratégiát, mielőtt elkezdi használni a DMS-t. Hozzon létre világos szabályokat a különböző dokumentumok címkézésére vonatkozóan, és gondoskodjon arról, hogy a rendszergazda kezelje a duplikációkat és a hibás címkéket.

Zoey Meyer, a Ratedbystudents írási szolgáltatások véleményezési oldalának szakértője ehhez hozzáteszi: „Gondoljon a mappastruktúrára és a fájlcímkékre. A munkahelyi termelékenység javítása érdekében egyszerűbbé kell tenni a műveleteket. Működésének megkönnyítése érdekében fejlesztenie kell tudásbázisa szervezésének és kezelésének módját.”

Különböző dokumentumverziók biztonságos tárolása

A DMS egyik legnagyobb előnye, hogy egy dokumentum több verzióját is lehet vele tárolni. Ha nem használja ki ezt a funkciót, akkor mi értelme van a DMS használatának? A dokumentumok különböző verziói tartalmazhatnak felülvizsgálatokat és megjegyzéseket is.

Érdemes olyan DMS-t használni, amely kifejezetten rendelkezik verziókezelési funkcióval. Ez a funkció ugyanis lehetővé teszi a dokumentumok szerkesztését anélkül, hogy az eredeti dokumentumot felülírná. A verziószámítás megakadályozza, hogy a szerkesztési folyamat során véletlenül elveszítse a dokumentumok fontos részeit.

Hozzáférési jogosultságok definiálása

Nem szabad megfeledkezni a hozzáférési jogosultságokról sem. Ha megfelelő hozzáférési jogosultságokat állít be a különböző munkavállalói csoportok és dokumentumtípusok számára, akkor egy újabb biztonsági szintet ér el, amellyel megakadályozhatja és elejét veheti a dokumentumok kezelése során a csoporttagok közötti esetleges keveredéseknek. Általában az adminisztrátor felel a hozzáférési jogok beállításáért.

Elliot Hill, a topwritingreviews szakértője mindezt a következőképp magyarázza: „Nem mindenkinek van szüksége arra, hogy például a közösségi média jelentésekhez hozzáférjen. De előfordulhat, hogy bizonyos dokumentumokat magasabb beosztású személyek feltöltenek, és csak bizonyos alkalmazottak tekinthetik meg azokat, de kizárólag szerkesztési lehetőség nélkül. Az ilyen esetekre valók a hozzáférési jogosultságok.”

Munkavállalók oktatása

Ha valóban növelni akarja a teljesítményt a DMS használatával, akkor meg kell tanítania csapatát a rendszer helyes használatára. Célszerű a csapattagok rendelkezésére bocsátani egy un. „puskát”, amely összefoglalja a DMS használatának módját.

Magyarázza el nekik, hogy nem használhatják tovább a Google Docs-ot a dokumentum megosztásához. A DMS feladata megoldani ezt a problémát, ezért ideje áttérni a valós idejű együttműködés új megközelítésére. Győződjön meg arról, hogy mindenki érti a DMS különféle funkcióinak használatát.

Kommunikáció ösztönzése

Végül, de nem utolsósorban, mindig kezdeményezze és bátorítsa a megfelelő kommunikációt a csapaton belül. Ha egy alkalmazott nem érti, hogyan kell használni egy adott funkciót a DMS-ben, akkor legyen olyan az irodai légkör, hogy stressz vagy idegeskedés nélkül keresse meg az adminisztrátort, és kérjen segítséget.

Sőt, a dokumentumkezeléssel kapcsolatos hibák gyakran előfordulnak kommunikációs hibák miatt. Sok DMS rendelkezik beépített kommunikációs funkciókkal, de külső szoftvert is használhat e-mailezéshez, üzenetküldéshez, videokonferenciákhoz stb.

Összegzés

Végső soron talán a legjobb dokumentumkezelési megoldás az, amely biztonságos, de egyben növeli az irodai teljesítményt is. A dokumentumkezelő rendszer helyes használatával képes lesz megfelelően kezelni a dokumentumokat és felgyorsítani az üzleti műveleteket. Szerezze be saját dokumentumkezelő rendszerét és a cikkben található tippek segítségével kezdje el annak használatát.