5 Tipp a vállalati dokumentumok megfelelő indexeléséhez

5 Tipp a vállalati dokumentumok megfelelő indexeléséhez

Írta Alex García, az OpenKM USA tagja 2020. június 5-én

Amennyiben szeretné vállalkozását papírmentessé tenni, akkor ezt megfelelő módon kell elkezdnie. 

Ahhoz, hogy megbízható adatbázist tudjon létrehozni elektronikus dokumentumai számára, és hogy elérje a kívánt hatékonyságot, meg kell bizonyosodnia róla, hogy a dokumentumok indexelési folyamata jól strukturált.

Magyarázat: Mit is jelent a dokumentumok indexelése?

A dokumentum indexelési folyamat nem más, mint amikor a fájlokhoz keresésre alkalmas kifejezéseket vagy címkéket rendelünk. Például: dokumentumtípus: számla, szerződés vagy HR dokumentum stb.

Ezen belül pedig még tovább bonthatjuk a kapcsolódó címkéket pl. partner, számlaszám stb. A lényeg, hogy fentről lefelé haladva minél részletesebben tudja majd ezt a hierarchiát meghatározni. -

A terv hiánya aggodalomra adhat okot. Miért? Mert még a kis vállalkozások is könnyedén belebukhatnak a vártnál nagyobb mennyiségű dokumentum kezelésébe. Éppen ezért fontos, hogy mindent a megfelelő helyre tegyünk és a vállalkozásunkat egy virtuális repository-val (azaz tárolóval) fejlesszük.

A cikk célja, hogy a lehető legjobban meghatározza a sikeres dokumentumkezelési folyamat kialakításához vezető utat. A következő terv az átfogó, azaz teljes képtől (big picture) halad a kisebb lépések felé. Minden további nélkül, álljon itt tehát 5 indexelési tipp, amely segít a vállalkozásának a dokumentumok összerendezésében és a fájlok indexelésében 2020-ban is.

1. Képezze le a jelenlegi struktúrát

Első lépésként, képzelje el a dokumentumok hierarchiáját és bontsa fel a lehető legapróbb elemekre. Ily módon biztos lehet abban, hogy az indexelő struktúra összhangban fog állni az ideális üzleti modellel.

Itt az idő felvenni a kapcsolatot az ügyfelekkel és az alkalmazottakkal, ugyanis értékes információkat nyújthatnak Önnek arról, hogy hogyan kezelik a vállalat dokumentumait és hogy milyen javítási javaslataik vannak a munkafolyamatokat illetően. Másrészről pedig, ezzel jelezheti, hogy törődik velük és hogy érdekli Önt a véleményük.

2. Tervezze meg a jövőbeli struktúrát

Miután meghatározta a jelenlegi felépítést, kezdje el a dokumentumokat a jövőbeli struktúra szerint rendszerezni. Ennél a folyamatnál alkalmazhatja az előbb összegyűjtött főbb kategóriákat is.

Priorizálja, rendezze, kezelje az információkat: dátum, fájlformátum, biztonsági szint, számlaszám, dokumentumtípus vagy bármi egyéb szempont alapján. Ez a folyamat a vállalatoktól függően eltérő lehet. De alapvető fontosságú, hogy mindig saját üzletének prioritásait tartsa szem előtt!

Mivel a dokumentumok indexelésének számos lehetősége van, ezért, ha kétségei támadnak vagy nagyon bonyolult folyamatról van szó, célszerű felvenni a kapcsolatot egy DMS szolgáltatóval. Ugyanis ők olyan szakértelemmel rendelkeznek, amely segíthet Önnek a beszkennelt dokumentumok struktúrájának helyes kialakításában.

3. Gondolja végig a tömeges feldolgozást

A tömeges adatfelvitel olykor komplex feladat lehet, ezért miután előkészítette a dokumentumokat és körvonalazódott az Ön számára a dokumentumtár struktúrája, fókuszáljon ezeknek a dokumentumoknak a hozzáférhetőségére.

A köteges indexelés előnye, hogy lehetővé teszi például a fájl útvonalának vagy a szkennelési hibáinak azonnali korrigálását, valamint a kapcsolódó dokumentumok jobb kategorizálását. Vegye fontolóra az adatok visszakeresésének gyakoriságát is, ugyanis ahhoz, hogy a folyamatok később zökkenőmentesen haladjanak szükségünk van rá, hogy a hasznos információk azonnal rendelkezésre álljanak.

Fontos megérteni azt is, hogy a jövőben az üzlet hatékonysága múlhat azon, hogy most, a vállalat képes-e a dokumentumokat helyesen indexelni és kategorizálni. Éppen ezért fordítson kellő időt és figyelmet erre a feladatra.

4. Készítse elő a papíralapú dokumentumokat

Most, hogy elméletben minden a megfelelő helyen van, el kell kezdenünk a tényleges dokumentum szkennelési folyamatot, de mielőtt neki állnánk, bizonyosodjuk meg róla, hogy a kapcsolódó, apróbb feladatokat is elvégeztük. Azaz, szánjon időt a dokumentum megtisztítására pl. tűzőkapcsok, gemkapcsok, mappák és dossziék eltávolítására, valamint a megőrzési idők és a dokumentummegsemmisítési folyamatok megtervezésére is. Ugyanis, lesznek olyan dokumentumok, amelyeket a további megsemmisítési folyamat érdekében fog rögzíteni, de olyan is lesz, amelyet a jogi megfelelőség miatt kell tovább őriznie.

5. Ellenőrizzen

A dokumentumok megfelelő tárolása és kezelhetősége kulcsfontosságú. Mint azt már korábban említettük, nyomon kell követnie, hogy az indexelést követően hova kerülnek a dokumentumok. Ez egyaránt vonatkozik a digitális és fizikai dokumentumokra, tehát a teljes köteg beszkennelését és indexelését követően, mielőtt a következőre lépne, ellenőrizze azok státuszát és helyét. Ez rendkívül fontos feladat, amellyel később rengeteg időt takaríthat meg.

Összegzés

A COVID-19 világjárvány okozta gazdasági leállás egy remek lehetőség a vállalat újjászervezésére. De ne feledje, hogy a dokumentumok indexelési folyamata hamar kicsúszhat a kezünk közül és frusztráló feladattá válhat. Amennyiben, még mindig nem tudja, hogy hogyan határozzon meg egy egyértelmű dokumentumindexelési tervet, akkor használjon olyan csúcskategóriás dokumentumkezelő rendszert, amely testre szabott megoldásokat és projektmenedzsment lehetőségeket is kínál a tömeges adatfelvitelhez. Ne feledje, hogy egy DMS szolgáltató szakértelme segíthet az ilyen jellegű kérdésekben.