5 Eszköz, amellyel hatékonyan kezelheti adatait

5 Eszköz, amellyel hatékonyan kezelheti adatait

Írta Daniela McVicker 2020. Április 3-án

Függetlenül attól, hogy Ön egy helyi kisvállalkozást működtet, vagy egy nagy nemzetközi vállalat fejese, az adatok hatékony kezelése rendkívül fontos. Noha a kézi adattárolás és -kezelés egy rövid távú, egyszerű megoldás lehet, ez a megközelítés nem segíti elő a jövőbeli üzleti növekedést.

Éppen ezért, egyre több vállalat fektet be üzleti adatkezelő és elemző megoldásokba.

A Statista adatai szerint az üzleti adatelemzési piac becsült értéke 168,9 millió dollár és 2022-re várhatóan ez a szám 274,3 milliárd dollárra emelkedik majd.

A Big Data és az üzleti adatelemzési piac mérete. Forrás: Statista

Tehát, alapvető fontosságú, hogy megbízható adatkezelő eszközök álljanak rendelkezésre, amelyeket kifejezetten üzleti célokra terveztek. Vizsgáljunk meg tehát néhány alkalmazást, amely segít Önnek hatékonyan kezelni adatait és ezáltal korszerűsíteni munkafolyamatait.

A dedikált adatkezelés fontossága és előnyei

A sikeres vállalkozások mindig az adatokra támaszkodnak, ugyanis ezek segítik őket a döntéshozatalban, a strukturálásában és az ügyfélszolgálat fejlesztésében is.

Nézzünk meg néhány példát:

Minden cég, függetlenül attól, hogy kicsi vagy nagy, generál adatokat. Gondoljunk csak a saját weboldalunkra vagy közösségi média oldalakra; ezek magukban foglalják a látogatottsági adatokat, a felhasználói élményre vonatkozó információkat, a tartalmi interakciókat, a webes forgalmi adatokat és még sok minden mást. Mindez lehetőséget ad arra, hogy megtanítsa a cégeket, hogyan váljanak ügyfélközpontúbbá és szervezettebbé.

Az előbb említett fájlokon felül, a vállalatok hatalmas adatállománnyokkal rendelkeznek, melyek tartalmaznak prezentációkat, képeket, videókat, PDF-eket, szöveges dokumentumokat, audio fájlokat, táblázatokat és egyéb dokumentumokat. (gyakran „strukturálatlan adatoknak” nevezzük őket). Ha nem rendszerezi ezeket a fájlokat egy dokumentumkezelő rendszer segítségével, akkor megnehezíti a munkavállalók mindennapjait, amely kihat a vállalat teljesítményére és a változó igényekhez való alkalmazkodási képességére is.

Ezért rendkívül fontos a megfelelő adatkezelés.

Patrick Rowe, a TopWritersReview üzleti elemzője az adatkezelést úgy határozza meg, mint „üzleti adatok gyűjtésének, érvényesítésének, tárolásának, feldolgozásának és védelmének folyamatát, amely megfelel mind a belső felhasználók, mind a külső megbízható érdekeltek igényeinek”. Ezen célok elérése azonban nem könnyű, mivel a vállalatok által generált legtöbb adat strukturálatlan, azaz nem könnyű keresni sem, de elemezni még nehezebb. A hatékony adatkezelés érdekében tehát a cégeknek szükségük van digitális eszközökre és rendszerekre.

Szerencsére számos könnyen megtanulható és hatékony adatkezelési eszköz létezik, amelyeket kifejezetten a vállalkozások számára fejlesztettek. Kezdje a kiválasztási folyamatot annak meghatározásával, hogy mit akar elérni ezekkel az eszközökkel (Hatékonyabb fájlkezelést? Az adatok nagyobb biztonságát? stb.)

Adatkezelő rendszerek, melyek használatát érdemes megfontolnia

Az alábbi 5 eszköz használata elengedhetetlen, ha üzleti adatkezelésről van szó.

1. OpenKM

A listánk első eleme egy kiváló, nyílt forráskódú dokumentumkezelő rendszer, amelynek célja, hogy egy egyszerű felhasználói felületen keresztül tegye lehetővé a strukturálatlan adatok kezelését és feldolgozását. Az OpenKM-et használó szervezetek a különböző forrásból begyűjtött adatokat egyetlen területen és felületen keresztül tárolhatják, tekinthetik meg és dolgozhatják fel.

Íme néhány funkció, amelyből a vállalkozásoknak további előnye származhat:

• Dokumentumkezelés: Ez a tartalomkezelő szoftver lehetővé teszi a digitális és fizikai dokumentumok (szkenner segítésével rögzíthetők) tárolását, kezelését, feldolgozását.
• Email menedzsment: Lehetővé teszi a különböző szolgáltatóktól származó e-mailek kezelését, automatikus importálását és rendezését, valamint a Google Contacts-al való szinkronizálást, és a metaadat felismerést.
• Vírusvédelem.
• Microsoft Office és Open Office bővítmények, a szöveges dokumentumok, táblázatok, prezentációk letöltésére, kezelésére és tárolására.
• Helyi és OpenKM fájlok közötti szinkronizációs lehetőség.
• Több, mint 10 nyelven érhető el. 

Különböző méretű vállalatok értékelték az alkalmazást egy független weboldalon keresztül. Ezeket az értékeléseket a linkre kattintva tekintheti meg.

2. Google Cloud

Ezt a felhőalapú megoldást arra tervezték, hogy segítse a vállalatokat a migrációban és az adatok kezelésében. A Google szerint az adatbázisok 75%-a fog a felhőre átkerülni az adatok tárolása és kezelése céljából, amely egy új korszak kezdetét jelzi, ahol a legtöbb vállalat kihasználja az üzleti elemzés adta lehetőségeket.

Vizsgáljuk meg a Google Cloud adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatásait:

• PostgreSQL, MySQL és SQL server beállítása és kezelése a felhőben.
• Valós idejű elemzések, nagyszabású események, fejlett prediktív elemzések a BigQuery használatával.
• Gyors és teljesen menedzselt felhőadattárház.
• A BigQuery’s BI motor segítségével gyorsan érhet el interaktív és vizuális analitikákat.
• A Google Docs által mindenféle Office dokumentumot megtekinthet

Ezzel a gazdag funkcionalitással nyerte el az ’Év vállalata’ címet a Google Cloud a Dive Awards-on.

3. CmisSync

Ennek az eszköznek a fő előnye, hogy lehetővé teszi a vállalatok számára a szervezeti dokumentumok számítógéppel történő szinkronizációját, ezáltal az alkalmazottak hatékonyabban tudják az adatokat kezelni, akár offline is. CmisSync nagyon hasonlóan működik, mint a DropBox – ami egyébként szintén szerepel a listánkban – és melyet kifejezetten üzleti és professzionális felhasználásra terveztek.

Mitől jó választás ez az eszköz, ha üzleti adatkezelésről van szó?

• Lehetővé teszi a munkával kapcsolatos dokumentumok és mappák szinkronizálását az alkalmazottak számítógépével.
• A szinkronizálandó fájlok kiválaszthatók. A bizalmas adatokhoz való hozzáférés korlátozása érdekében szabályozható a szinkronizálandó fájlok listája.
• Könnyen elérhető fájlok és mappák.
• Az internacionális vállalatokra tekintettel 10 különböző nyelven érhető el az alkalmazás.
• Azonnali hozzáférés, a szinkronizáció akkor kezdődik, amikor a felhasználó kapcsolódik az internethez.

4. Dropbox

A Dropbox for Businesses (Vállalati Dropbox) egy jól ismert adattároló és menedzsment eszköz, melyet a szervezetek számára fejlesztettek a fájlokhoz való hozzáférés és kollaboráció érdekében.

Itt egy lista arról, hogy mit tud nyújtani az alkalmazás:

• Számos tárolási ajánlat közül választhat. Nem számít, hogy hány terrabyte adatot kell tárolnia az interneten, a Dropbox „annyi helyet tud biztosítani, amennyire a csapatának szüksége van”.
• Hatékony szinkronizálási és adatvédelmi lehetőségek az illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében.
• Jelszóval védett linkek küldése és a letöltés kikapcsolásának lehetősége.
• Lehetővé teszi a fájlokhoz való hozzáférést, még akkor is, ha nincs elegendő lemezterület a gépünkön.
• A felhasználói tevékenység és a hozzáférési jogok monitorozása.
• Több, mint 300 000 kapcsolódó alkalmazás, amellyel kibővítheti a funkcionalitást és megkönnyítheti a csapat munkáját.

5. Chartio

A listánk utolsó eleme egy adatelemző szoftver, amelyet arra terveztek, hogy lehetővé tegye a vállalkozások számára a felhőalapú adatok feltárását és elemzését. A Chartio használata széleskörű, egyaránt használják adatelemzők, vezetők, marketingesek, értékesítők és projekt csapok. Például, a marketing csapat használhatja az alkalmazásból származó adatok feldolgozására és elemzésére, amely alapján kiértékelhetik a marketing teljesítményét.

Chartio szolgáltatásainak listája a vállalatok számára:

• Üzleti adatkinyerés és adattárház.
• Létrehozhatunk vele üzleti jelentéseket, nyomon követhetjük a mérőszámokat és a különböző üzleti mutatókat.
• Adatok demokratizálása (ami annyit jelent, hogy elérhetővé tesszük az adatokat a nem műszaki felhasználók számára is, az IT bevonása nélkül.)
• A korábbi üzleti adatok elemzése és a vállalati mutatók alakulásának követése.
• Egyedi dashboardok (vezérlőpult, felhasználói felület). A marketing, az értékesítés, a termékfejlesztés előrehaladásának vizuális megjelenítéséhez és számszerűsítéségez használják.
• Az értékesítés megtérülésének számszerűsítése. (ROI - Return on Investment
• Értékesítési előrejelzések a rendelkezésre álló üzleti adatok alapján.

Záró gondolatok

Minden vállalkozás sok információt generál, de nem mindenki rendelkezik azzal a képességgel, hogy értékteremtő módon szervezze, kezelje és dolgozza fel azokat. A listán szereplő eszközök ebben segítenek Önnek, valamint megszerezni azt a versenyképességet, amely szükséges az egyre növekvő versenyhelyzetben való fejlődéshez.

Szerzőről: Daniela McVicker a RatedbyStudents közreműködője. Szenvedélye a technológia, és mindig lelkesen osztja meg másokkal a piacon elérhető legfrissebb információkat. Daniela él-hal a technológiai fejlesztésekért és folyamatosan figyelemmel kíséri a vállalatokat, hogy biztosan Ő lehessen az első, aki egy termék megjelenítésekor megosztja másokkal ezt az információt.