10 lépés a vállalat dokumentumkezelési tervének összeállításához

10 lépés a vállalat dokumentumkezelési tervének összeállításához

Írta:  Kristin Savage  2020. Január 17-én

A dokumentumkezelés napjainkban nagyon aktuális téma, tekintettel az adatok fontosságára a digitális korban. Amennyiben Ön is szeretné biztosítani, hogy vállalkozása soha ne kerüljön adatsértéssel kapcsolatos ügyekbe vagy a nem megfelelőségből adódó botrányokba (amelyek úgy tűnnek, hogy világszerte felbukkannak), akkor szüksége lesz a lehető legjobb dokumentumkezelő rendszerre.

Íme 10 egyszerű lépés amely alapján összeállíthatja saját dokumentumkezelési tervét:

Jelöljön ki egy csapatot, akik megfelelő tapasztalattal és változatos készségekkel rendelkeznek

Ha szeretne megbizonyosodni arról, hogy minden a legnagyobb rendben van és személyes iratait nem fenyegeti támadás, akkor a legjobb embereket kell bevonnia a projektbe. Ők azok, akik kívülről, belülről ismerik az Ön vállalkozását, és lehetőség szerint a lehető legtöbb és legkülönbözőbb osztályokról vesznek részt a projektben. Ily módon pontos képet kaphat az adatok vállalati szintű felhasználásáról, mozgásáról, és nem kell módosítania a tervét, ahhoz, hogy megfeleljen a különböző osztályok igényeinek.

A rendszer működését mindenki számára érthető módon definiálja

Nincs értelme olyan dokumentumkezelő rendszer bevezetésének, amelyet csak egy néhány ember ért meg. Származhat ez a legokosabb és leginnovatív ötletből is, ha a munkavállalók nem tudják megérteni és használni a rendszert, akkor nem lesz nagy hatással az Ön vállalatának jelenlegi működésére.

A legegyszerűbb megoldás gyakran a legjobb, ezért próbáljon meg, olyan módszereket keresni, amellyel a munkafolyamat lépéseit csökkentheti. Kerülje el a duplikációt és a felesleges erőforrásigényeket. Lehet, hogy most még nem érzi jelentős változásnak, de ha több száz ember követi a tervet évek múlva is, akkor ez hamarosan jelentős különbségeket eredményezhet a termelékenységben és a teljesítményben.

Készítsen világos és érthető cselekvési tervet

Ha azt akarja, hogy a projekt jól haladjon, és könnyedén tudjon minden dokumentumot elektronikusan archiválni, akkor érthetően kell felsorolnia a cselekvési terv részleteit. A terv világos és tömör megfogalmazásával, képes lesz azonosítani azokat a helyeket, ahol finomítani kell még a megközelítésen.
„Mindig arra törekedtem, hogy a dokumentumkezelő rendszerünket a lehető legegyszerűbbé tegyük. Csak azért, mert ez egy robosztus rendszer, amely jelentős tevékenységet végez, még nem jelenti azt, hogy bonyolultnak is kell lennie. Valójában, mivel mindenki használni fogja, a lehető leghatékonyabbnak kell lennie. ”- mondja Estelle Leotard, az Is Accurate tartalomkezeléssel kapcsolatos szakembere.

Szervezze újra dokumentumait

Most, hogy megvan a menedzsment terv kerete, elindulhat azzal, hogy behelyezi a meglévő adatait és anyagait. Ez kiváló alkalom arra, hogy felismerjük azokat a dolgokat, amelyek eddig észrevétlenül maradtak. Például, figyeljünk arra, ha a régi és az új fájlokat két teljesen összeegyeztethetetlen módon akarjuk kezelni, akkor az a munkavállalóknak, akik ezekkel a fájlokkal dolgoznak extra munkát fog eredményezni.

Az erőforrások ésszerű kezelése érdekében távolítsa el a felesleges dokumentumokat.

Használja fel ezt az időt az összes ismétlődő, felesleges vagy lejárt dokumentum megtisztására. Ezáltal időt takaríthat meg, mert nem kell beépítenie őket az új tervbe és helyet is szabadíthat fel. Csak azokat a dokumentumokat tartsa meg, amely tartalmára és információira vissza szeretne keresni vagy hozzáférhetővé kell tennie.

Vizsgálja a dokumentumok biztonságos eltávolításának lehetőségeit

Bármit, amiről úgy véli, hogy már nincs rá szüksége és szeretné eltávolítani azt végleges módon törölnie kell. Ezt megteheti egy speciálisan ezzel foglalkozó cég felbérlésével vagy akár házon belül, a tech-csapat segítségével, akik értenek a régi biztonsági másolatok és merevlemezek törléséhez. Nem az számít, hogy ezen megoldások mely kombinációjára van szüksége, hanem hogy az előírt szabályok betartásával menjen végbe a folyamat. Így megbizonyosodhat róla, hogy nem kerülnek illetéktelen személyek kezébe ezek az információk.

Készítsen ütemtervet és indítsa el a folyamatot

A menedzsment terv ütemtervbe helyezése olyasvalami, amit sokan vonakodnak megtenni egy érhető okból adódóan: nem akarják, hogy kudarcot valljon. Noha Ön úgy érzi, hogy a sikertelen teszt hatalmas hátralépés, nem lenne sokkal jobb a legfontosabb kérdéseket és problémákat a lehető leghamarabb azonosítani? Tekintsen minden tesztelésre egy lehetőségként, amely a kitalált rendszert/tervet validálja és fejleszti, ahelyett, hogy kétségbe vonnánk az azt létrehozó emberek szakértelmét. Ily módon működőképes megoldást kaphat, amely kiállja az idő próbáját.

Biztosítson képzéseket

Most, hogy minden működik és fut, figyelmet kell fordítania a csapat többi tagjának képzésére és továbbképzésére.

„Összehívtam egy meetinget, hogy kiemeljem a dokumentumkezelő rendszer alapvető jellemzőit, mielőtt az életbe lépne. Ezután kisebb társaságokra bontottam a csapatot, így célzott képzéseket tudtunk biztosítani mindenkinek, akinek szüksége volt rá. ”- mondja Marie Fincher, a Trust My Paper tartalmi vezetője és a Grab My Essay vendégírója.

Hamarosan rájön, hogy vállalkozása elért a következő szintre anélkül, hogy Ön ezt észrevette volna.

Ütemezzen be időszakos karbantartásokat és frissítő foglalkozásokat

A rendszeres karbantartás és a frissítő foglalkoztatások nélkülözhetetlenek, ha a szeretné a lehető legtöbbet kihozni befektetéséből. Az rendszer karbantartás az infrastruktúra és az eljárások korszerűsítéséről szól, hogy a rendszer maga az üzleti élettel párhuzamosan fejlődhessen. A frissítő foglalkoztatások pedig lehetővé teszik, hogy a csapatban mindenki tudja, hogyan kell használni az Ön által bevezetett rendszert használni.

Tanuljon a hibákból

Hibák mindig történnek, függetlenül attól, hogy Ön mennyire felkészült. A legfontosabb az, hogy megtalálja, azonosítsa és kijavítsa azokat a problémákat, amelyek a hibát okozzák. Ezáltal egy folyamatosan fejlődő rendszer kap.

Záró gondolatok

Lépésről–lépésre olvashatta, hogy mire van szükség egy dokumentumkezelő rendszer bevezetéséhez, most az Ön feladata, hogy ezt meg is valósítsa. Úgy tűnhet, hogy ezt könnyebb mondani, mint megvalósítani, de proaktív megközelítéssel és egy kis tervezéssel hamarosan Önnek is sikerülhet. Ha vállalkozását szilárd és robosztus alapokra szeretné helyezni, akkor pontosan erre van szüksége.

A szerzőről: Kristin Savage az a személy, aki erősíti az írott szó varázsát. A diplomáját kreatív írás-ból szerezte, de ezzel párhuzamosan tapasztalatot szerzett a kiadói ágazatban is: a kiadók és a szerzők marketingstratégiájával foglalkozott. Rendszeres közreműködője a Supreme Dissertations-nek, valamint a Wow Grade írója és a BestEssay.Education vendégírója.